LA DÉLÉGATION DE L’UNION EUROPÉENNE (UE) recrute 03 Secrétaire Administratif(ve)
Description de l'emploi
L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle clé sur la scène internationale, notamment par la diplomatie, le commerce, l’aide au développement et la coopération avec les organisations internationales. Hors de l’UE, elle est représentée par plus de 140 missions diplomatiques, appelées délégations de l’UE, qui agissent au même titre que les ambassades.
Poste à pourvoir : Secrétaire Administratif(ve) (agent local groupe 3) au sein de la section ADMIN « Administration ».
Missions et responsabilités :
- Secrétariat de la section administration : gestion des correspondances, préparation et suivi des réunions, rédaction de comptes-rendus, prise de rendez-vous et organisation/archivage des dossiers (hors dossiers de comptabilité), supervision de l’approvisionnement en fournitures de bureau, suivi des dossiers protocolaire (demandes de visas, cartes diplomatiques, exonérations, etc.).
- Gestion des ressources humaines : appui au personnel expatrié lors des arrivées et départs, participation aux procédures de recrutement local, mise à jour des dossiers du personnel local (congés, données administratives) et suivi de la législation locale en matière de droit du travail.
- Gestion d’infrastructure : soutien dans la gestion quotidienne des bureaux, de la résidence de l’Ambassadeur et des logements du personnel expatrié, gestion immobilière des logements provisoires et participation à l’inventaire annuel des biens.
- Logistique : supervision des contrats de services logistiques, suivi des réparations des biens de la Délégation et appui logistique pour les visites VIP, événements sociaux ou de visibilité, et missions techniques relevant de la section administration.
Critères de sélection :
- Être médicalement apte à exercer les fonctions requises et posséder les permis de travail conformément à la législation locale.
- Excellente connaissance de la langue française (oral et écrit) et connaissance pratique de la langue anglaise.
- Formation : diplôme de niveau BAC+3 en administration/gestion ou dans un domaine connexe, ou équivalent.
- Expérience : au moins 5 ans d’expérience professionnelle en gestion/administration dans des institutions nationales, internationales ou en rapport avec la diplomatie.
- Maîtrise de Microsoft Office, Webex/MS Teams et autres outils informatiques.
- Les expériences dans une organisation internationale ou une ambassade, ainsi que des compétences en gestion d’appels d’offres, comptabilité et travail en équipe, seront considérés comme des atouts.
Nous offrons une position concurrentielle au sein d’un environnement international avec des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leurs familles, sous certaines conditions.
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