UNOPS recrute un Project Management Office (PMO) - Specialist

Résumé des fonctions :

• Développement et planification
• Mise en place et clôture
• Suivi et rapport
• Engagement des parties prenantes
• Assurance qualité
• Gestion des connaissances et innovation
• Gestion du personnel

1. Développement et planification
En collaboration avec l'équipe PMO, fournit un support gestion programmatique et administratif approprié à la gestion du programme concernant toutes les activités de projet en cours, en maintenant et en appliquant des normes et pratiques optimales conformes aux politiques et procédures de l'UNOPS.
Contribue directement à la supervision stratégique, aux conseils et à l'orientation des activités de gestion de projet et programme conformément aux accords de service et documents de projet.
Assure le développement, la mise en œuvre et, lorsque nécessaire, les modifications des budgets de projet et des ressources en personnel, en garantissant des synergies au sein de l'OC/Hub/PC.
Développe et établit des systèmes de suivi des ressources pour utilisation au sein du PMO, complémentaires aux outils en ligne de l'UNOPS, pour garantir une planification, une prévision et un suivi efficaces de la livraison à travers le Bureau Multipays Afrique du Nord.
Identifie et anticipe en temps voulu les risques potentiels et conseille des mesures d'atténuation au Chef de programme.

2. Mise en place et clôture
Facilite la création de plans de programme/projet de haut niveau, incluant la compilation de plans de niveaux inférieurs en jalons au niveau programme/projet.
Développe, suit et maintient les dépendances.
Collabore étroitement et soutient le Chef des services de soutien sur toutes questions liées aux actifs de projet et finances.
Agit (ou nomme et supervise) un point focal entre le Bureau Multipays Afrique du Nord et les donateurs pour la clôture des projets.
Supervise et coordonne toutes les activités de clôture de projet, assurant la disposition appropriée des actifs, la rédaction finale opportune et efficace des rapports, la mise en œuvre des décaissements financiers selon les périodes de garantie, la mise à jour des informations sur le Système de Gestion UNOPS (MWS), et le transfert efficace des projets clôturés au siège de l'UNOPS pour les processus de clôture financière.

3. Suivi et rapport
Prépare et émet régulièrement des rapports de projet conformément aux directives des donateurs.
Examine régulièrement le statut des projets, évaluant les critères de performance (portée, coût, calendrier et qualité).
Maintient les journaux et rapports de progrès requis par les procédures standards de l'UNOPS.
Anticipe et identifie en temps voulu les risques et problèmes spécifiques aux prévisions de livraison et conseille des mesures attenuantes.
Fournit une supervision et une analyse des données de livraison via le système de tableau de bord utilisant le système ERP de l'UNOPS.
Effectue la maintenance courante et la mise en œuvre des systèmes efficaces de suivi et d'évaluation des activités programme et projet, conformément aux cadres logiques.
Assure que tous les projets soumettent et mettent à jour régulièrement les jalons et objectifs pour la durée du cycle de vie des projets, et suit leur avancement.
Fournit un support éditorial aux programmes et projets pour la diffusion efficace et en temps voulu des rapports.
Fournit au Chef des services de soutien les rapports et informations analytiques nécessaires.
Coordonne l'implémentation des requêtes ou initiatives relatives à la gestion de projet des bureaux régionaux, IPAS, et équipes du siège.

4. Engagement des parties prenantes
Développe des profils de parties prenantes et facilite la formulation de stratégies d'engagement.
Permet la formulation de plans de communication des programmes et projets.
Coordonne l'engagement et la communication des parties prenantes, assurant une gestion efficace des inter-dépendances dans le temps.
Coordonne les communications internes programmes/projets.
Surveille l'efficacité des communications programmes/projets.

5. Assurance qualité
Travaille avec l'audit interne et les finances pour assurer la conformité aux exigences d'audit.
Travaille avec le personnel de procurement pour assurer une interface efficace avec les systèmes qualité des fournisseurs.
Assure la conformité aux standards définis par l'UNOPS pour la gestion des programmes/projets.
Coordonne les revues qualité des documents et livrables des programmes/projets.
Fournit un contrôle qualité des produits de gestion (documents, rapports, etc.).
Représente le Chef de programme en soutenant les parties prenantes clés dans l'amélioration continue des processus opérationnels liés à la mise en œuvre des projets.

6. Gestion des connaissances et innovation
Agit en point focal pour les initiatives d'amélioration de la maturité du Bureau Multipays Afrique du Nord, en utilisant P3M3 comme référence.
Assure la conduite régulière d'activités de renforcement de capacités pour construire la capacité durable du personnel national.
Participe et encourage la participation des chefs de projet aux Communautés de pratique.
Interagit activement avec les chefs de projet et la communauté élargie pour partager études de cas, leçons apprises et bonnes pratiques via le Système de connaissances.
Fournit des retours aux responsables de pratique pour l'amélioration continue des politiques de l'UNOPS.
Contribue à la supervision des procédures de leçons apprises pour un partage opportun et approprié.

7. Gestion du personnel [si gestion d'équipe]
Exerce le contrôle sur toutes les questions de personnel au sein de l'équipe PMO, incluant recrutement, intégration et évaluations de performance.
Contribue au développement et à la maintenance des tableaux de budget et de disponibilité des ressources en collaboration avec les chefs de projet.
Favorise une culture d'apprentissage en responsabilisant les individus et équipes à identifier les besoins critiques et planifier/fournir aisément des opportunités d'apprentissage.
Encourage un environnement de travail positif et respectueux, assurant l'observation des plus hauts standards de conduite.

Lieu : Tunis, Tunisie

Contrat : Temps plein, 40 heures par semaine

Organisation : UNOPS

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