UICN recrute un(e) Adjoint au directeur régional
Description de l'emploi :
L’UICN est une union unique en son genre, composée d’organisations gouvernementales et de la société civile. Elle fournit aux organisations publiques, privées et non gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour concilier progrès humain, développement économique et conservation de la nature.
L’UICN recrute un Adjoint au directeur régional. L’assistant(e) relève directement du directeur régional (DR) auquel il/elle apporte son soutien dans tous les aspects de son travail. Il/Elle garantit le bon fonctionnement du bureau/secrétariat régional. Premier point de contact du bureau du DR pour les demandes externes, il/elle doit posséder d’excellentes compétences en communication interculturelle et une vision globale des activités de la région. Il/Elle sera amené(e) à traiter des informations sensibles et confidentielles et devra maîtriser parfaitement l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
Principales Responsabilités :
- Administration du bureau : Administrer le bureau du directeur régional, surveiller le bon fonctionnement (propreté, climatisation, éclairage, etc.), veiller à la mise à jour du système de classement et à la conservation des archives, gérer les fournitures et l’entretien du matériel.
- Réunions et déplacements : Organiser la logistique de toutes les réunions convoquées ou présidées par le DR, organiser les déplacements (visas, hébergement, indemnités, documents d’information), assurer éventuellement la fonction de rapporteur et rédiger les comptes rendus, préparer les demandes de paiement et notes de frais.
- Organisation de l’agenda et appels téléphoniques : Gérer l’agenda quotidien du DR, le calendrier du bureau, organiser les priorités, gérer les appels entrants et assurer la transmission des rapports d’activité des chefs d’unité.
- Préparation, orientation et archivage de la correspondance : Examiner et enregistrer la correspondance entrante, maintenir un système de suivi, vérifier l’orthographe et la cohérence des documents, rédiger la correspondance si nécessaire.
- Protocole : Assurer le suivi des réunions et rendez-vous officiels du DR, se rendre sur le lieu des réunions si besoin, tenir à jour une liste des points focaux au sein des ministères partenaires et autres interlocuteurs.
- Soutien à l’équipe de direction : Apporter un soutien général à l’équipe de coordination régionale, effectuer des traductions informelles entre le français et l’anglais, recueillir, analyser et synthétiser des informations, assurer le suivi des déplacements et produire un rapport trimestriel au format Excel.
- Gestion de la salle de réunion : Centraliser les demandes, gérer le calendrier, enregistrer et faire approuver l’utilisation de la salle, et réaliser d’autres tâches au besoin.
Exigences - Critères de Sélection :
- Formation supérieure (minimum 3 ans) en administration, secrétariat ou domaine connexe. D’autres formations peuvent être prises en compte si le/la candidat(e) possède les compétences requises.
- Les candidats titulaires d’un baccalauréat + 3 ans peuvent être considérés s’ils justifient d’au moins 10 ans d’expérience pertinente.
- Expérience professionnelle d’au moins trois années en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ou de direction, de préférence au sein d’organisations internationales ou d’ONG internationales.
- Maîtrise du français ou de l’anglais et capacité à travailler dans l’autre langue (les candidats parfaitement bilingues sont privilégiés).
- Capacité à traiter avec tact des informations sensibles ou confidentielles.
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels (traitement de texte, tableur, messagerie, Internet).
- Rigueur, capacité à travailler sous pression, esprit vif, honnêteté, fiabilité et excellentes aptitudes à la communication.
Lieu du Travail : Sénégal
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