UNICEF recrute un(e) Assistant(e) aux opérations externes et internes
L’UNICEF œuvre dans plus de 190 pays et territoires pour sauver des vies d’enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence. À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de notre travail. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un métier, c’est une vocation.
Sous la supervision et la direction du responsable des opérations, l’assistant(e) aux opérations est chargé(e) d’exécuter un large éventail de tâches administratives complexes et spécialisées pour la section concernée, ce qui requiert une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF. Il/Elle est également responsable de la gestion du parc automobile de l’UNICEF et de la supervision des chauffeurs, ainsi que du maintien de relations de travail efficaces avec toutes les parties prenantes, notamment les autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre.
Résumé des principales fonctions/responsabilités :
– Suivi budgétaire (spécialisé) : Surveille les budgets et les dépenses financières de la section en mettant en œuvre des outils de gestion pour optimiser les coûts de fonctionnement du Bureau, en veillant au respect des règles et réglementations de l’UNICEF, en tenant le superviseur informé et conseillé sur les actions à entreprendre pour décision/suivi. Fournit un soutien en matière de révision/préparation du budget, d’état de mise en œuvre, de détermination de l’utilisation des fonds en réalisant une analyse des coûts qui devrait permettre d’identifier les domaines d’économies budgétaires opérationnelles et de clôture financière. Prépare et tient à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre des projets/programmes. Effectue des transactions dans VISION relatives aux subventions pour la section, telles que l’enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions de programme arrivant à expiration.
– Section administrative Planification et gestion de projet (spécialisée) : Garantit la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour l’élaboration des plans de travail des sections et des plans de gestion de projet, et contribue à la mise à jour des différents flux de travail dans le cadre de l’exécution du plan de gestion annuel du Bureau. Réalise des recherches et des analyses comparatives de données administratives, et formule des recommandations pour combler les lacunes identifiées. Assure le suivi de la mise en œuvre du projet par rapport aux étapes clés et propose des améliorations pour garantir le respect des délais.
– Approvisionnement : Guide les responsables dans le processus PCA/SSA conformément aux politiques et directives émises par la FRG, la division des approvisionnements et la DPC. Facilite la préparation, le classement des documents, le remplissage des formulaires nécessaires et le téléchargement des termes de référence dans VISION. Maintient à jour les listes des fournisseurs, partenaires et consultants.
– Communications et flux de travail : Facilite la communication de l’unité organisationnelle en gérant le courrier entrant et sortant, les emails et les appels téléphoniques. Contribue à l’organisation de sessions thématiques pour mettre à jour les règles et procédures administratives, et tient à jour les systèmes de classement, tant physiques que numériques.
– Gestion du calendrier, des réunions et de la correspondance : Gère l’agenda du bureau, organise les réunions et rédige les comptes rendus de manière précise et cohérente.
– Événements/Logistique : Soutient les activités de renforcement des capacités et les conférences en assurant l’organisation logistique (collaboration avec animateurs, traiteurs, hôtes, etc.), la coordination des horaires et la préparation des documents de référence.
– Voyage : Fournit une assistance pour l’organisation des déplacements du personnel en conformité avec les politiques de l’UNICEF. Établit des comparatifs d’agences de voyages pour sélectionner des tarifs compétitifs et gère le suivi des données de voyage dans le système.
– Traitement des factures : Collecte les factures et les documents pour approbation et traitement dans VISION, en répondant aux demandes de renseignements sur l’état des transactions.
– Fournitures/Équipement : Gère les fournitures administratives et le matériel de bureau, élabore le plan d’approvisionnement en fonction des besoins, supervise son utilisation et participe à l’inventaire annuel.
– Présence : Assure la maintenance et la mise à jour d’un système de suivi de la présence des personnes supervisées.
Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez…
Les exigences minimales suivantes :
• Formation : Un diplôme d’études secondaires est requis. Des cours professionnels et/ou universitaires liés au domaine d’activité sont fortement souhaitables.
• Expérience professionnelle : Un minimum de six ans d’expérience professionnelle administrative ou de bureau à responsabilités croissantes est requis.
• Compétences linguistiques : La maîtrise du français et de l’arabe est requise. Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.
N.B. : Pour ce poste, un baccalauréat d’un établissement d’enseignement supérieur reconnu dans un domaine pertinent peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Une maîtrise peut remplacer deux années supplémentaires.
Annonce : 19 novembre 2025
Date limite ( heure normale de Greenwich ) : 30 novembre 2025
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