OCHA recrute un(e) Assistant achats et journal

Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies (OCHA) fait partie du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. Il est chargé de rassembler les acteurs humanitaires afin d'assurer une réponse cohérente aux situations d'urgence. OCHA veille également à l'existence d'un cadre permettant à chaque acteur de contribuer efficacement aux efforts de réponse collective. La mission d'OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d'atténuer les souffrances humaines causées par les catastrophes et les situations d'urgence ; de défendre les droits des personnes dans le besoin ; de promouvoir la préparation et la prévention ; et de faciliter des solutions durables.

Le Bureau régional pour l'Afrique de l'Ouest et du Centre (ROWCA), basé à Dakar, cherche à renforcer ses capacités opérationnelles, notamment sa présence auprès des populations affectées.

Informations sur le poste

• Identification du poste : 37451
• Date de publication : 15/10/2026
• Postuler avant : 23/10/2026
• Horaire de travail : Temps plein
• Lieu : Dakar, Sénégal
• Agence : UNOCHA
• Grade : G5
• Type de poste vacant : Durée déterminée
• Domaine de pratique : Gestion
• Bureau : Bureau régional pour l'Afrique de l'Ouest et du Centre
• Durée du contrat : 1 an avec possibilité de prolongation
• Formation et expérience : Licence – 2 ans d'expérience OU certificat de lycée – 5 ans d'expérience
• Langues obligatoires : Maîtrise courante du français (oral et écrit)
• Langues souhaitées : Anglais, autre langue officielle des Nations Unies

Responsabilités / Résultats clés attendus

Appui administratif aux activités d'acquisition de biens et de services :

• Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d'achats, et obtenir toutes les informations et tous les documents complémentaires nécessaires.
• Vérifier la disponibilité des prestataires de services et des fournisseurs.
• Assurer le suivi de l'état d'avancement des demandes en cours.
• Effectuer un suivi auprès des fournisseurs afin de garantir la livraison des biens et services dans les délais prévus.
• Vérifier la clarté des demandes d'achats et solliciter des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire.
• Appuyer la préparation des dossiers d'appel d'offres, notamment les demandes de devis et les demandes de propositions.
• Finaliser les bons de commande et les notes de dossier.
• Assurer la tenue et l'archivage des informations de gestion interne dans les bases de données et les dossiers.
• Rechercher, recueillir et présenter des informations sur les fournisseurs appropriés.
• Rédiger des correspondances administratives.

Identification des besoins du bureau en matière de matériel, fournitures, équipements :

• Assurer le suivi des stocks et veiller à leur disponibilité permanente.
• Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les véhicules.
• Veiller à l'entretien des locaux et des véhicules.
• Soumettre les bons de commande accompagnés des pièces justificatives au superviseur pour signature.

Gestion du courrier et des communications téléphoniques :

• Préparer les documents et colis destinés à être expédiés par valise diplomatique ou courrier express.
• Distribuer le courrier reçu et tenir un registre de tout le courrier entrant.
• Assurer le classement et l'archivage appropriés de tous les documents.

Tâches administratives liées au fonctionnement du bureau :

• Veiller au bon fonctionnement des services de nettoyage des bureaux.
• Appuyer la préparation des badges d'accès.
• Assister à la gestion du groupe électrogène et au suivi de sa maintenance.
• Appuyer la planification de l'utilisation des salles de réunion.
• Gérer l'approvisionnement et la distribution de l'eau potable.

Gestion de l'inventaire des biens et du matériel de bureau :

• Réaliser les inventaires conformément aux normes et procédures de l'organisation.
• Enregistrer tous les articles d'inventaire dès leur acquisition.
• Participer aux inventaires physiques annuels.

Autres tâches administratives :

• Fournir un appui administratif à l'organisation des ateliers, séminaires et événements.
• Effectuer les réservations d'hôtel pour le personnel en mission.
• Appuyer la gestion des documents administratifs relatifs aux véhicules.
• Mettre à jour le tableau de suivi de la consommation de carburant.
• Assurer le rapport quotidien de présence du personnel à des fins de sécurité.

Qualifications

Formation : Un diplôme de fin d'études secondaires est requis. Une licence en Administration des affaires, Administration publique, Finance ou discipline équivalente sera prise en considération. La certification CIPS niveau 2 est fortement souhaitée.

Expérience professionnelle : Au moins cinq (5) années d'expérience avec un diplôme de fin d'études secondaires ou deux (2) années d'expérience avec une licence, dans les domaines de l'administration, du secrétariat, de la logistique ou dans tout autre domaine pertinent. Une expérience en logistique, en particulier dans les zones touchées par des urgences humanitaires, est requise. Une bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook et d'Internet est requise.

Langues : Une maîtrise courante du français, à l'oral comme à l'écrit, est requise. La connaissance de l'anglais est souhaitable.

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