FAO recrute un(e) Assistant administratif (voyages)
Description de l'emploi :
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par le biais de son Cadre stratégique, en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure, sans laisser personne de côté.
La FAO est une institution spécialisée des Nations Unies qui pilote les efforts internationaux pour vaincre la faim. Dans ce cadre, elle recrute un assistant administratif (voyages).
Titre du Poste : Assistant administratif (voyages)
Lieu du Travail : Ghana
Contexte et objectifs :
L’assistant administratif (voyages) travaillera sous la supervision générale du responsable administratif principal et en étroite collaboration avec l’assistant administratif (voyages/protocole). Il/Elle exécutera diverses tâches administratives afin de faciliter les déplacements dans la région de la RAF, en respectant les procédures et les directives de la FAO.
Tâches et responsabilités :
- Préparer, rédiger et réviser la correspondance et les rapports relatifs aux voyages en recommandant des améliorations pour garantir la conformité aux règles FAO.
- Vérifier les exigences en matière de visa, les protocoles sanitaires et la couverture d’assurance des voyageurs.
- Consulter le supérieur hiérarchique en cas d’incertitude sur l’interprétation des politiques ou de situations complexes.
- Assurer la liaison avec les demandeurs de voyage et examiner les demandes concernant le devis, l’itinéraire et la classe de voyage.
- Examiner les pièces justificatives pour le traitement des dossiers liés aux déplacements et aux opérations financières selon les systèmes d’information de la FAO.
- Rédiger la correspondance pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations complémentaires sur les transactions financières.
- Tenir à jour le système de classement des documents de voyage et administratifs.
- Traiter le paiement des billets émis et veiller au règlement rapide des factures de voyage.
- Assurer la gestion quotidienne des déplacements en l'absence de l'assistant administratif Voyages/Protocoles et produire un compte rendu à son retour.
- Maintenir à jour les données de voyage dans les systèmes FAO (ex. GRMS) et veiller au bon classement des documents.
- Élaborer des rapports périodiques sur les coûts de voyage, la conformité et la performance des prestataires.
- Conseiller le personnel sur les procédures de voyage ainsi que sur les droits et documents requis.
- Accomplir toute autre tâche demandée.
Exigences minimales :
- Diplôme universitaire en administration des affaires, gestion hôtelière, tourisme, gestion d’événements ou domaine connexe.
- Minimum deux ans d’expérience en administration, gestion de voyages, soutien financier ou administratif dans un contexte international ou équivalent.
- Maîtrise de l’anglais (niveau C) et niveau intermédiaire en français souhaitable.
- Nationalité ghanéenne ou résidence au Ghana avec un permis de travail valide.
- Expérience appréciée avec la FAO ou d'autres agences ONU, aptitude à travailler sous pression et en équipe dans un environnement multiculturel.
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office) et excellentes compétences rédactionnelles.
Focus technique :
L’assistant administratif (voyages) apportera un soutien aux activités quotidiennes, en veillant à la cohérence, au respect des délais et à la conformité avec les procédures de la FAO.
Lignes hiérarchiques :
Il/Elle travaillera sous la supervision générale du responsable administratif principal et en étroite collaboration avec l’assistant administratif (voyages/protocole).
Méthodologie :
La fonction requiert de vérifier les exigences de visa, de gérer les correspondances et les rapports ainsi que de mettre à jour les systèmes de classement et de gestion des données de voyage.
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