ONU recrute un(e) ADJOINT ADMINISTRATIF, G6
L’Organisation des Nations unies est une organisation internationale regroupant 193 États membres depuis le 14 juillet 2011. Elle a été instituée le 24 octobre 1945 par la ratification de la Charte des Nations unies signée le 26 juin 1945 par les représentants de 51 États.
Configuration et rapports organisationnels
Le Secrétaire général de l’ONU a lancé le 1er janvier 2019 une réforme mondiale ambitieuse visant à repositionner le système des Nations unies pour le développement afin d’assurer une plus grande efficacité dans la réalisation du Programme 2030 et des Objectifs de développement durable (ODD). Dans le cadre de cette réforme, les Bureaux des Coordonnateurs résidants des Nations unies (BCRNU), placés sous l’autorité d’un Coordonnateur résident des Nations unies doté de pouvoirs étendus et indépendant – le plus haut responsable du système des Nations unies pour le développement et représentant du Secrétaire général de l’ONU au niveau national – appuient les pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et l’atteinte des ODD. Au Bureau du Coordonnateur résident au Bénin, le/la titulaire du poste relèvera du/de la Cheffe du Bureau du Coordonnateur résident.
Responsabilités
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
Sous la supervision du/de la chef du Bureau du Coordonnateur Résident (BCR), assurer le suivi des actions relatives à la gestion des ressources humaines de l’unite, notamment le recrutement de personnel et de consultants, la gestion des contrats de service, des stages et des Volontaires des Nations unies.
BUDGET ET FINANCES :
Participer à l’elaboration et à l’examen des propositions et des besoins en matière de ressources humaines et financières. Consolider le budget et le programme de travail du BCR et de l’Équipe de pays des Nations unies (ECNU), y compris les ressources mobilisées localement et les fonds communs pour l’ECNU, en tenant compte du budget du Siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats. Suivre les dépenses et les comparer au budget approuvé ; procéder aux ajustements nécessaires. Aider les responsables à elaborer les besoins en ressources pour les demandes de budget. Participer à la préparation des rapports d’exécution budgétaire et à la finalisation de ces rapports, en analysant les ecarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Préparer ou adapter des rapports financières à partir des rapports générés par le système. Assurer la coordination avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires. Saisir les transactions dans IRIS et le système de planification des ressources de l’entreprise (connu sous le nom d’Umoja aux Nations unies), selon les besoins. Rapprocher régulièrement les demandes saisies et traitées.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET LOGISTIQUE :
Assurer l’intérim de l’assistant(e) exécutif(ve)/assistant(e) du/de la coordinateur(trice) résidant(e) en son absence. Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financière et de personnel pertinentes. Rédiger les comptes rendus et les rapports de réunion courants. Assurer une coordination étroite avec les unités de service et communiquer fréquemment avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain. Exécuter d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de déplacements opérationnels ; suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractuels pour les services rendus ; planification des espaces physiques ; identification des besoins en technologies de bureau et maintenance des équipements, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions). Faciliter et préparer les déplacements des membres de l’équipe, les paiements des indemnités journalières de subsistance (IJS) et la logistique. Établir et tenir à jour les listes d’actifs ; assurer le suivi des questions relatives aux TIC auprès des membres de l’équipe. Apporter un soutien logistique et administratif à la planification et à l’organisation d’événements. Initier, examiner, traiter et assurer le suivi des actions liées au recrutement de consultants. Servir de point de contact pour le responsable des demandes d’achat et le gestionnaire de la petite caisse d’Umoja pour le bureau pays. Peut être chargé d’encadrer, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux moins expérimenté.
ADMINISTRATION DES CONTRATS/APPROVISIONNEMENT :
Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, afin de soutenir les projets et activités d’approvisionnement. Conformément aux procédures standard, formuler des demandes de biens, de services et de recrutement de consultants/entrepreneurs individuels. Examiner et préparer les exigences, le périmètre des travaux et les spécifications des biens et services, ainsi que la documentation nécessaire, en consultation avec les parties prenantes concernées. Assurer la coordination administrative quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires externes pour les biens et services. Tenir à jour les dossiers internes et la documentation relative aux activités d’approvisionnement. Inspecter et réceptionner les biens/services reçus conformément au bon de commande et aux factures fournies par le prestataire, et effectuer les activités de gestion des actifs.
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