ALIMA recrute un Archiviste Maiduguri
La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.
Archiviste Maiduguri
PRINCIPALES FONCTIONS :
L’archiviste gérera et maintiendra les dossiers et les archives de l’organisation au bureau de Maiduguri, en assurant le classement, la récupération et la préservation précise des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, conformément aux procédures établies par ALIMA dans trois départements : les RH/Administration, les Finances et la Logistique.
Le/la stagiaire en soutien logistique/archiviste apportera un soutien administratif et opérationnel au responsable des approvisionnements et à l’équipe logistique, garantissant ainsi le bon déroulement des activités de la chaîne d’approvisionnement. Ses principales missions seront l’archivage, la documentation et la gestion d’un système de classement organisé des documents relatifs aux approvisionnements, y compris le téléchargement de fichiers sur un serveur dédié. Il/elle pourra également être amené(e) à effectuer d’autres tâches logistiques selon les besoins.
RESPONSABILITÉS :
ADMINISTRATION, RH ET FINANCES :
- Organiser et tenir à jour les dossiers : Mettre en place et maintenir des systèmes de classement physiques et numériques pour les documents RH/Administration et Finances (dossiers du personnel, contrats, rapports, dossiers de paiement, etc.).
- Numérisation : S’assurer de numériser régulièrement tous les documents RH et d’archiver correctement les documents du personnel en fonction de leur nom, poste, lieu, date et numéro de dossier.
- Numérisation : Effectuer la numérisation régulière des documents financiers et de paiement, en les classant selon le code Balzac, l’année, le mois et le numéro de fichier.
- Classement précis : Garantir un classement rapide et exact des documents dans les délais impartis.
- Élaboration des procédures : Créer et mettre en oeuvre un système de tenue de dossiers conforme aux procédures et politiques d’ALIMA.
- Recherche de documents : Récupérer et fournir des documents ou informations sur demande.
- Confidentialité et sécurité : Assurer la confidentialité et la protection de tous les documents.
- Gestion des archives numériques : Organiser, stocker et récupérer les documents numérisés.
- Gestion des stocks : Tenir un inventaire des documents archivés.
- Élimination des documents : Supprimer les documents obsolètes selon les directives.
- Soutien aux audits : Participer aux audits et revues de dossiers.
- Soutien RH/Administration : Aider le personnel RH/Administration dans la gestion documentaire.
- Autres tâches : Effectuer toute autre mission assignée par le responsable hiérarchique.
RESPONSABILITÉS : LOGISTIQUE
- Archivage, documentation et gestion numérique des logiciels et du matériel.
- Maintenir un système de classement clair et organisé (physique et numérique) pour tous les documents relatifs aux approvisionnements, y compris les demandes d’information, les demandes de prix, les analyses de grille, les bons de commande, les factures, les bons de livraison et les contrats fournisseurs.
- Téléverser et organiser les copies numériques de tous les documents relatifs aux fournitures sur le lecteur désigné, avec un étiquetage et une structure de dossiers appropriés.
- Veiller à l’étiquetage, au tri et à l’archivage corrects des documents, conformément aux normes d’ALIMA.
- Récupérer et partager les documents archivés (physiques et numériques) sur demande.
- Soutien logistique administratif : Préparer et traiter les documents de la chaîne d’approvisionnement (demandes de devis, bons de commande, bons de réception, etc.).
- Appuyer le superviseur des approvisionnements dans le suivi et la mise à jour des dossiers d’approvisionnement.
- Contribuer à la mise à jour de la liste de contacts des fournisseurs et des données d’études de marché.
- Communication et coordination : Assurer une liaison fluide avec le superviseur des approvisionnements, le responsable logistique et les autres membres de l’équipe.
- Partager la documentation nécessaire avec les services concernés.
- Maintenir la propreté et l’ordre dans l’espace de travail d’approvisionnement.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur des approvisionnements ou le responsable logistique.
- Rapports : Fournir des mises à jour hebdomadaires et des rapports mensuels sur les activités et l’avancement des tâches.
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