OIM recrute un(e) Associé(e) Principal(e) en Ressources Humaines (G6) et un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) aux Ressources Humaines (G3)
Introduction
Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’engage à promouvoir un environnement de travail respectueux, inclusif et solidaire où chaque employé peut s’épanouir professionnellement et se sentir valorisé. En créant un tel environnement, l’OIM vise à mieux exploiter le potentiel des migrations et à renforcer son soutien aux personnes en déplacement. L’OIM invite les candidats de tous horizons à postuler et propose des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement, le cas échéant.
Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et admissibles de premier niveau sont examinées avant celles des candidats qualifiés et admissibles de deuxième niveau lors du processus de sélection. Dans le cadre de ce poste, les candidats internes et les candidats assimilés sont considérés comme des candidats de premier niveau. L’OIM recherche des candidatures pour des postes basés en Guinée-Conakry.
POSTE 1 : Associé principal en ressources humaines (G6)
Contexte et portée organisationnels
Sous la supervision générale du chef de mission et du responsable de la gestion des ressources en Guinée de l’OIM, et sous la supervision directe du responsable national des ressources humaines, et en collaboration avec les unités concernées au siège et dans les centres administratifs, le/la candidat(e) retenu(e) sera responsable de la gestion des ressources et du soutien aux opérations du bureau de pays, des bureaux secondaires et des unités connexes.
Responsabilités
- Participer à l’évaluation des besoins en personnel du bureau et aider à la coordination des processus de recrutement, notamment en fournissant des conseils aux responsables du recrutement sur la préparation des termes de référence, la rédaction et la publication des avis de vacance de poste/avis de vacance de poste spécial, la sélection et la présélection des candidatures, la rédaction des protocoles d’entrevue, la préparation et l’administration des tests écrits, la participation aux jurys d’entrevue selon les affectations, la rédaction des formulaires d’évaluation des candidats, la vérification des références, la préparation des offres d’emploi, la gestion de la boîte aux lettres de recrutement, etc.
- Effectuer et coordonner les activités de pré-embauche telles que la préparation de la documentation d’entrée en fonction (EOD) et la collecte des pièces justificatives, la coordination des examens médicaux EOD et le suivi auprès des services médicaux concernant l’autorisation médicale, la coordination de l’inscription aux régimes d’assurance le cas échéant, la coordination et la réalisation des séances d’accueil, l’organisation des séances d’information sur la sécurité, etc.
- Exécuter les rôles assignés dans le système RH de l’organisation, en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données ; saisir, maintenir et vérifier les données sur la base des approbations et des pièces justificatives ; vérifier l’admissibilité aux indemnités et autres avantages, surveiller et assurer le suivi de la situation contractuelle et des droits, et initier et coordonner des actions rapides ; générer, modifier et examiner les rapports, les prolongations de contrat, les mesures relatives au personnel et autres documents connexes.
- Assurer le suivi des présences et de la gestion des congés ; générer, modifier et analyser les rapports relatifs aux congés ; répondre aux questions concernant la gestion des congés ; guider le personnel sur la procédure de demande et d’approbation dans le système.
- Effectuer et suivre un large éventail d’actions en matière de ressources humaines, y compris, mais sans s’y limiter, la préparation de la documentation relative aux séparations, aux classifications, aux reclassements, aux promotions et aux cas disciplinaires, et assurer la coordination avec le bureau régional, les centres administratifs et la direction des ressources humaines à Genève, le cas échéant.
- Préparer, coordonner et assurer le suivi de tous les rapports relatifs aux questions de personnel et les soumettre en temps voulu aux parties concernées ; rédiger et réviser la correspondance courante, les lettres, les attestations, etc. ; créer et maintenir un système d’archivage systématique des documents des ressources humaines (versions électroniques et papier).
- Mettre à jour et maintenir les systèmes d’archivage électroniques et physiques de l’unité, y compris les dossiers du personnel et toutes les pièces justificatives, les dossiers de recrutement, les politiques, règlements, directives et manuels des ressources humaines, les procédures de contrôle interne, etc.
- Surveiller le respect du processus d’évaluation du rendement et assurer un suivi auprès du personnel et des superviseurs au besoin; faciliter la conformité en fournissant des conseils techniques sur l’utilisation du système.
- Planifier et coordonner l’organisation des événements des ressources humaines, y compris les activités de perfectionnement et de formation du personnel, en collaboration avec l’unité de perfectionnement et d’apprentissage du personnel, et tenir à jour les dossiers.
- Participer à l’évaluation des besoins de formation et de perfectionnement du personnel.
- Fournir au personnel des informations sur leurs droits et leurs responsabilités conformément à la réglementation, aux instructions et aux procédures de l’OIM.
- Répondre aux demandes de renseignements courantes et plus complexes et signaler les plus sensibles, le cas échéant.
- Identifier les axes d’amélioration et les signaler au supérieur hiérarchique ; proposer de nouvelles procédures pour compléter ou adapter les procédures existantes en tenant compte des besoins spécifiques du service.
- Contribuer à l’analyse et à la résolution des cas sensibles en rassemblant les informations contextuelles, en rédigeant des synthèses et en partageant les bonnes pratiques.
- Formuler des observations sur l’interprétation.
- Participer aux groupes de travail inter-agences liés aux ressources humaines, selon les affectations.
- Fournir des conseils et une formation au nouveau personnel/aux employés juniors de l’unité, et coordonner et superviser leur travail.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications
Qualifications et expérience requises
Éducation
Diplôme d’études secondaires et six années d’expérience pertinente; ou, Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, psychologie ou domaine connexe, avec quatre années d’expérience professionnelle pertinente.
Expérience
- Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Outlook) ; une expérience préalable avec Wave constitue un atout majeur ;
- Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ;
- Discret, attentif aux détails et aux besoins des clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
- Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout.
Compétences
- Compétences en Excel et en gestion de données.
- Un haut niveau de précision et de souci du détail.
- Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
- Compétences efficaces en matière de planification, d’organisation et de gestion du temps pour respecter des délais stricts.
- Des compétences de communication claires et professionnelles pour la coordination avec les unités RH, Finance et Paie mondiale.
- Capacité à gérer les informations sensibles et confidentielles avec discrétion.
- Sens aigu des responsabilités, fiabilité et capacité à travailler de manière autonome sous pression.
- La connaissance de WAVE constitue un avantage distinct ;
Langues
Pour ce poste, la maîtrise du français (oral et écrit) est requise. Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.
POSTE 2 : Adjoint administratif aux ressources humaines G3
Sous la supervision générale du Responsable de la gestion des ressources (RGO) de l’OIM en Guinée et la supervision directe du Responsable national des ressources humaines (RNH), et en collaboration avec les unités concernées du siège et des centres administratifs, l’assistant(e) administratif(ve) des ressources humaines sera chargé(e) de la gestion des ressources humaines au sein de l’OIM en Guinée. Ses responsabilités incluront les éléments suivants :
Responsabilités
- Fournir une assistance administrative pour le bon fonctionnement des processus et activités des ressources humaines au sein du bureau.
- Fournir une assistance générale dans les processus de recrutement, y compris, mais sans s’y limiter, la diffusion des avis de vacance de poste, l’organisation des entretiens, la préparation du matériel nécessaire aux entretiens et aux tests techniques, l’aide à la vérification des références, l’envoi de messages aux candidats, etc.
- Exécuter les rôles assignés dans le système RH de l’organisation, en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données ; saisir et tenir à jour les données sur la base des approbations et des pièces justificatives ; générer des rapports et autres documents relatifs aux ressources humaines.
- Tenir à jour les dossiers du personnel, les instructions, les bulletins et autres documents de l’unité des ressources humaines (copies électroniques et/ou papier).
- Aider à la recherche, à la rédaction et à la mise en forme des rapports, lettres, notes et autres correspondances relatives aux ressources humaines, selon les directives.
- Appuyer l’organisation des réunions, des activités de formation et autres événements des ressources humaines en réalisant des activités logistiques telles que la mise à disposition des salles de réunion, du matériel, des fournitures, la préparation de la correspondance et la rédaction et l’assemblage des documents.
- Effectuer toute autre tâche connexe qui vous sera confiée.
Qualifications
Qualifications et expérience requises
Éducation
Diplôme d’études secondaires et trois (03) années d’expérience pertinente; ou, Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, psychologie ou domaine connexe avec un an d’expérience professionnelle pertinente. Les universités accréditées sont celles qui figurent sur la liste des universités accréditées. Base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.
Expérience
- Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Outlook) ; une expérience préalable avec SAP constitue un atout distinct ;
- Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ;
- Discret, attentif aux détails et aux besoins des clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
- Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout.
Compétences
- Connaissance approfondie du large éventail de sujets liés aux migrations traités par l’Organisation ; et,
- Connaissance des programmes des Nations Unies et des bailleurs de fonds bilatéraux.
- Connaissance des règles et réglementations financières.
- Connaissance des normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS).
Langues
Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français, espagnol). Pour ce poste, la maîtrise du français (oral et écrit) est requise pour tous les candidats. Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
Souhaitable
La connaissance pratique d’une langue locale est un atout
exclusif
