Albarka Health Spring Foundation (AHSF) recrute un Human Resource and Admin Assistant
Albarka Health Spring Foundation (AHSF) est une organisation non gouvernementale dûment enregistrée auprès du gouvernement nigérian par le biais de la Commission des affaires commerciales (CAC/IT NO : 91613). Existant depuis octobre 2016, l'AHSF se concentre sur l'amélioration de la qualité de vie des populations vulnérables dans les communautés du nord-est du Nigeria. L'AHSF opère à la fois dans des contextes d'urgence et de développement et a son programme principalement enraciné dans l'identification des écarts qui affectent la population ou augmentent la vulnérabilité de la population et combler ces écarts par la planification et la mise en œuvre basées sur les ressources.Notre mission est d'améliorer la qualité de vie des enfants, des femmes, des personnes âgées et d'autres groupes vulnérables marginalisés par le développement humain et les interventions pour renforcer les communautés.Nous recrutons pour pourvoir le poste ci-dessous :Intitulé du poste : Assistant Ressources Humaines et AdministrationLieu : État de SokotoType d'emploi : ContratDurée du contrat : 9 mois (sous réserve de renouvellement)Date de début prévue : Dès que possibleDescriptionL'AHSF a travaillé avec le CCPRH dans 10 sites (camps de PDI, communautés d'accueil et établissements de santé) dans trois (3) zones de gouvernement local de l'État de Borno, au nord-est du Nigeria, sur des projets intégrés de santé sexuelle et reproductive, de violence basée sur le genre et de nutrition, pour identifier, mobiliser et référer les enfants de moins de cinq ans, leurs soignants financés par l'UNFPA et l'UNICEF/OIM/TDH dans le camp de PDI GGASS dans la zone de gouvernement local de Mafa de l'État de Borno sur le projet de gestion communautaire de la malnutrition aiguë (CMAM) et les projets d'épargne santé soutenus.Dans la région nord-ouest du Nigeria, nous avons travaillé avec NAVANTI Group, une organisation à but non lucratif basée aux États-Unis, sur la sécurité alimentaire et la nutrition, pour déterminer la disponibilité, l'accessibilité et l'accessibilité des aliments dans les zones en conflit, dans les États du nord-ouest : Katsina, Zamfara et Sokoto respectivement. Dans l'État de Sokoto, nous avons mis en œuvre des programmes avec le Programme de santé intégré (IHP) dans la prévention de la malnutrition aiguë modérée et la démonstration alimentaire dans les vingt-trois zones de gouvernement local, un projet financé par l'USAID. Développement Alternative incorporé DAI sur le soutien State2State à la responsabilité de l'État, à la transparence et à l'engagement des citoyens dans sept LGAs de l'État de Sokoto, financé par l'USAID.Nous avons également collaboré avec les fonds humanitaires nigérians (NHF) sur la fourniture de services vitaux de malnutrition aiguë modérée aux enfants de moins de 5 ans touchés par les conflits et aux femmes enceintes et allaitantes AHSF dans les États de Borno et Yobe au Nigeria financés par l'OCHA ; UNICEF pour soutenir les ménages bénéficiaires avec des enfants souffrant de malnutrition aiguë sévère admis dans les sites OTP sur le programme de transfert monétaire humanitaire dans 4 LGAs à Sokoto.Nous mettons actuellement en œuvre le programme d'alimentation complémentaire ciblée avec des enfants souffrant de malnutrition aiguë modérée âgés de 6 à 59 mois par le Programme alimentaire mondial dans les LGAs sélectionnés des États de Borno et Sokoto.Résumé du posteL'assistant RH/Admin soutiendra la gestion du cycle de vie des employés du personnel du bureau de Sokoto, au Nigeria. L'assistant RH/Admin travaillera en étroite collaboration avec le responsable hiérarchique en veillant au respect des politiques RH locales et mondiales et au déploiement des initiatives RH mondiales et aidera aux opérations quotidiennes du bureau.Domaines clés de responsabilitésAdministration générale :Effectuer le classement des documents et matériels pertinents.Superviser les assistants de bureau et/ou les nettoyeurs pour s'assurer que les locaux du bureau/maisons d'hôtes et les environs sont propres et bien entretenus.Coordonner et surveiller l'utilisation de tous les équipements et fournitures de bureau en veillant à ce que les équipements du bureau fonctionnent bien et en signalant rapidement tout dysfonctionnement/réparation nécessaire/changement à apporter au fur et à mesure qu'ils surviennent, et les fournitures réapprovisionnées rapidement.Maintenir le suivi général des équipements de bureau : évaluer régulièrement et demander des réparations/remplacements selon les besoins.Veiller à ce que la réception soit toujours tenue propre et présentable avec tout le matériel nécessaire (stylo, papier, formulaire visiteurs, etc.).Coordonner les membres de l'équipe pour s'assurer que les invités externes sont rapidement pris en charge. Éviter un séjour prolongé des invités à la réception.Accueillir le personnel de l'AHSF visitant le bureau de Sokoto et fournir des espaces de travail et des fournitures pertinentes selon les besoins.Planification et coordination d'événements ; soutenir le personnel du programme pendant les ateliers, formations et événements (locaux, internes et externes - par exemple, réservation de salle, configuration d'appels conférence, etc. et s'assurer que les points d'action sont partagés en temps utile.Diffuser les communications formelles au personnel selon les directives du responsable hiérarchique.Veiller à ce que les salles de réunion pour recevoir les invités et le personnel soient maintenues propres et que leur utilisation soit gérée.Prendre des procès-verbaux de la réunion hebdomadaire du personnel.Selon les directives du responsable hiérarchique, préparer les ordres du jour des réunions, suivre les actions et les dates clés.Fournir un soutien au chef d'équipe, y compris la gestion de l'agenda et de la boîte de réception, l'organisation de réunions, le traitement des demandes de renseignements sur demande.Veiller à ce que les articles de nettoyage et les articles de toilette nécessaires soient toujours disponibles.Veiller à ce que le bureau soit bien équipé, dispose de niveaux suffisants de fournitures (consommables, fournitures de bureau, équipement, etc.).Veiller au respect des normes de qualité de la Fondation Albarka Health Spring, des politiques et directives mondiales.Aider à l'achat de petites fournitures de bureau diverses à partir de la caisse pour le bureau en général et traiter les factures et les demandes de remboursement selon les besoins.Veiller à ce que le tableau des mouvements du personnel soit bien tenu et à jour.Effectuer d'autres tâches et responsabilités assignées par le responsable hiérarchique.Le titulaire du poste peut effectuer d'autres tâches en plus de, ou au lieu de celles décrites ci-dessus, qui peuvent raisonnablement être requises de temps à autre.Ressources humaines :Soutenir la maintenance du système de classement du personnel en copies papier et électroniques pour le département RH/Admin.Aider à mener le recrutement à travers les programmes thématiques.Assurer le suivi avec le siège et les personnes focalisées sur le terrain sur les documents de recrutement.Responsable de la maintenance de toute la documentation de recrutement conformément aux directives de l'AHSF.Suivre la période d'essai et préparer les lettres de confirmation selon les besoins.Veiller au respect de toutes les politiques et procédures pertinentes de la Fondation Albarka Health Spring en matière de sauvegarde, de code de conduite, de politique mondiale de lutte contre le harcèlement, de politique de fraude, d'égalité des chances et d'autres politiques pertinentes.Respecter toutes les politiques en vigueur de l'AHSF, en promouvant leur application et en veillant au respect du droit du travail local ainsi qu'aux processus internes des RH de l'AHSF.Agir en tant que point de contact principal pour les questions RH et traiter les requêtes RH du personnel jusqu'à résolution ou escalade si nécessaire.Travailler en étroite collaboration avec le responsable hiérarchique pour suivre les nouveaux postes, contribuer activement à la planification du cycle de recrutement de ces nouveaux besoins et les mettre en œuvre.Soutenir la planification et assurer une induction systématique pour tout le nouveau personnel en veillant à ce que les plans d'induction soient signés et classés dans le dossier personnel du personnel.Surveiller les périodes d'essai et les examens, en veillant à ce que les résultats soient communiqués formellement.Aider à rédiger des lettres d'emploi et des avenants au contrat sous la direction et la supervision du responsable hiérarchique.Responsable de la prestation quotidienne de tous les aspects des processus d'administration RH locaux.Suivre la présence, les congés, l'éligibilité et les soldes de tout le personnel en veillant à ce que les dossiers soient tenus à jour selon les exigences organisationnelles.Préparer les feuilles de temps mensuelles et les bulletins de paie pour tout le personnel, éditer et mettre à jour les données nécessaires, afin d'assurer la ponctualité et l'exactitude de la paie du personnel.Intégration :Veiller à ce que tout nouveau personnel reçoive une induction pertinente et appropriée lors du début de son emploi avec l'AHSF.Innover et maintenir une expérience d'intégration intéressante pour le personnel nouvellement recruté.Prendre la tête de la coordination de toutes les formations de recyclage et des ateliers de déploiement des SOP des ressources humaines.Coordonner, créer et partager les horaires et le matériel d'intégration.Veiller à ce que tous les chefs de département conduisent ou assignent des membres de l'équipe pour le processus d'intégration comme prévu.Veiller à ce qu'aucun processus d'intégration ne dépasse 1 semaine après la date de début.Administration :Maintenir à jour un registre des actifs/inventaire et un enregistrement/efficace de stockage de toutes les fournitures de bureau et des immobilisations.Gérer le classement et l'archivage de tous les documents financiers et administratifs.Gérer les accords de location pour les bureaux et les logements.S'assurer que toutes les installations fonctionnent bien, y compris l'entretien ménager, les fournitures de bureau, l'électricité, la maintenance et les réparations, Internet et autres fonctions de communication dans le bureau de terrain.Assurer une utilisation et une fonctionnalité appropriées de l'équipement de bureau ; entretenir des relations avec les propriétaires sur les propriétés louées.Superviser les nettoyeurs et les cuisiniers.Soutenir la logistique sur le terrain, y compris les déplacements du personnel et des consultants, la logistique de formation/atelier, les réservations d'hôtel, et les transferts aéroport et hôtel.Soutenir la préparation des bulletins de paie mensuels pour tout le personnel, éditer et mettre à jour les données nécessaires, afin d'assurer la ponctualité et l'exactitude de la paie du personnel.Organiser des réunions d'affaires et des ateliers si nécessaire, y compris engager des conférenciers, faire des arrangements de salle, organiser des rafraîchissements, envoyer des invitations, collecter le matériel de réunion, et prendre des procès-verbaux selon les directives.Enregistrer et diffuser les procès-verbaux des réunions du personnel.Gestion d'équipe :Assurer des briefings hebdomadaires et une mise à jour avec tous les membres de l'équipe une fois par semaine.Rendre toutes les informations administratives disponibles au personnel (affichage, réunions, etc.), soutenir l'agent RH du projet dans la traduction de documents en langue locale, et aider aux réunions sur demande.Veiller à ce que les évaluations soient menées périodiquement.Assurer la diffusion de l'information aux membres de l'équipe.Renforcement d'équipe ; veiller à ce que chaque membre de l'équipe soit impliqué dans le travail et renforcer les capacités individuelles.Formation et développement :Prendre la tête pour assurer des évaluations de performance annuelles et objectives pour tout le personnel.Coordonner et assigner la formation obligatoire à travers l'organisation.Créer et/ou administrer des évaluations post-formation, des tests et des évaluations.Assignations et acquisition de talents :Établir un dialogue et une sensibilisation avec la main-d'œuvre ; répondre aux questions et fournir des informations au personnel sur où aller pour obtenir de l'aide ou poser des questions.Suivre et rapporter les activités de recrutement et d'assignation.Conseiller les membres du personnel et la main-d'œuvre affiliée sur leurs droits, obligations, avantages et droits.Être proactif dans l'identification des problèmes, thèmes et modèles affectant la santé et le bien-être des forces de travail, y compris le harcèlement sexuel et l'abus d'autorité.Aider à la fourniture d'une intégration, d'une induction, d'une réintégration sur le lieu de travail et d'une séparation aux collègues.Aider à la mise en œuvre d'initiatives RH qui soutiennent le changement de culture organisationnelle telles que les bonnes pratiques de gestion des personnes, et promouvoir le genre, l'inclusion et la diversité.Archivage :Veiller à ce que tous les documents relatifs au classement soient complets et prêts pour demande.Assurer le processus de classement et d'archivage en toute sécurité des copies papier et électroniques des documents.Veiller à ce que tous les documents RH soient archivés en toute confidentialité.Budget et gestion du personnel :Veiller à l'examen et à la résolution appropriés de toutes les plaintes et griefs du personnel.Contribuer aux rapports d'activité mensuels et aux réunions.ExigencesCompétences administratives et généralesNiveau d'éducation – HND / B.Sc Degree en sciences sociales / domaine d'études pertinent.Minimum de deux ans d'expérience professionnelle pertinente.Doit avoir un certificat de libération NYSC/certificat d'exemption.Excellentes compétences en planification et organisation, avec des compétences administratives éprouvées.Capacité à gérer efficacement les priorités concurrentes dans un environnement en constante évolution, respecter les délais et travailler calmement sous pression.Capacité à gérer le temps et l'agenda.Capacité à gérer les fournisseurs.Excellentes compétences interpersonnelles et de communication ; communication écrite et verbale ; maîtrise de l'anglais.Comprendre la langue locale est un plus.Fort esprit d'équipe, avec la capacité de soutenir les collègues et de demander un soutien si et quand nécessaire.Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de la Fondation Albarka Health Spring.Maîtrise de l'informatique et connaissance de Word, Excel et Outlook.Date de clôture des candidatures : 16 mars 2026.Note : Les femmes sont fortement encouragées à postuler.AHSF est un employeur offrant l'égalité des chances. AHSF considère tous les candidats sur la base du mérite sans distinction de race, sexe, couleur, origine nationale, religion, orientation sexuelle, âge, état civil, statut d'ancien combattant ou handicap.L'AHSF et les travailleurs de l'AHSF doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans les normes de conduite professionnelle de l'AHSF. Ce sont la transparence, la responsabilité, le partenariat, l'intégrité, le travail d'équipe (TAPIT).Conformément à ces valeurs, l'AHSF applique et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection de l'enfance, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité financière et la lutte contre les représailles.Déclaration d'inclusivité :La Fondation Albarka Health Spring est un programme offrant l'égalité des chances qui accueille les candidatures de professionnels qualifiés. Nous nous engageons à réaliser la diversité en termes de genre, de caractéristiques protégées par les soins. Dans le cadre de leur adhésion aux valeurs de l'AHSFV, tous les stagiaires et volontaires de l'AHSF s'engagent à combattre toute forme de discrimination et à promouvoir le respect des droits de l'homme et de la dignité individuelle, sans distinction de race, de sexe, d'identité de genre, de religion, de nationalité, d'origine ethnique, d'orientation sexuelle, de handicap, de grossesse, d'âge, de langue, d'origine sociale ou autre état.POSTULERexclusif
