MSF recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour les Journées pédiatriques

Assistante Administratif.ve pour les Journées pédiatriques de MSF Dakar – Basé à Dakar F/H

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale aux populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

MSF Sénégal dispose d'une équipe dynamique de plus de 110 collaborateurs intervenant dans les pays de la CEDEAO et au Cameroun. À travers son Unité Régionale des Ressources Humaines, le bureau de Dakar contribue au recrutement, au développement et à la mobilité des ressources humaines nécessaires au soutien des opérations de MSF dans plus de 70 pays.

Objectif global et contexte

L'assistant(e) administratif(ve) des Journées pédiatriques joue un rôle essentiel au bon déroulement de la conférence des Journées pédiatriques de MSF grâce à un soutien logistique efficace et à un accompagnement administratif complet. Il/Elle veille également à garantir une coopération optimale avec les événements parallèles organisés par MSF à l'occasion de cette conférence. Ce support administratif, dédié à la dimension logistique et déplacements de l'événement, est indispensable en raison du volume d'activités et de la forte affluence de groupes de délégués, venant de différentes régions/pays, et ayant chacun des besoins spécifiques.

Basé à Dakar, le poste est directement placé sous la responsabilité managériale de la Coordinatrice du projet.

MISSION

• Organisation efficace de la logistique et des déplacements liés à l'événement
• Gestion des factures
• Soutien à la gestion des risques et au respect des règles et protocoles liés à la sécurité des délégués et à la gestion de leurs déplacements (visa notamment)
• Communication avec les délégués et point de contact pour toute question relative à leur déplacement et leur présence aux Journées pédiatriques

Responsabilités principales :

Organisation logistique des déplacements (transports, hébergement, visa, perdiem)

• En collaboration avec l'équipe locale responsable des achats, sélectionnez les prestataires adaptés à l'événement.
• Organisateur et coordination du déplacement et de l'hébergement des 30 salariés de MSF sponsorisés par les Journées pédiatriques pour assister à la conférence, y compris les démarches pour les visas, les transferts locaux (aéroport/hôtel/lieu de conférence) et les réservations d'hôtel.
• Assister tous les délégués inscrits aux Journées pédiatriques sur les problématiques de déplacement : modification d'horaires de vol, vol annulé ou manqué, perte de bagage…
• Si nécessaire et en collaboration avec le service financier de MSF, organisateur du calcul et de la remise des indemnités journalières aux délégués de MSF.

Gestion administrative

• Assister la Coordinatrice du projet dans le suivi budgétaire des dépenses liées aux salariés sponsorisés.
• Aider à la création du dossier d'information sur la conférence et s'assurer que tous les délégués reçoivent ce dossier (Welcome pack).
• Éditer les Certificats de présence pour tous les intervenants de la conférence et les participants aux ateliers de travail dès la fin des Journées pédiatriques et les envoyer.
• Collecter et clôturer toutes les factures liées à la conférence, en collaboration avec la Coordinatrice du projet et le service financier.
• Collecter les différents codes analytiques budgétaires nécessaires à la refacturation des coûts de la conférence et s'assurer de la bonne affectation de ces codes dans les factures.

Soutien lors de l'événement

• Sur le lieu de la conférence, accueillir et renseigner les participants sur l'ordre du jour, les détails pratiques, les procédures de sécurité.
• Commander et organiser la livraison du matériel de communication sur place et sa distribution/implantation.
• Aide à la mise en place logistique du lieu de conférence en collaboration étroite avec l'équipe du projet.
• Assister l'équipe en charge de la diffusion en ligne de l'événement (streaming).
• Participer au recrutement des bénévoles et à leur coordination durant l'événement.
• Veiller au bon déroulement de la clôture de l'événement.

Organisation des ateliers et liaison avec les responsables de formations

• Soutenir l'organisation logistique des ateliers et être le point contact pour la commande, la livraison puis l'enlèvement du matériel.
• Être le point contact pour les unités de formation et développement (L&D) pour répondre à leurs questions logistiques et de coordination.
• S'assurer que les participants aux ateliers, les unités de L&D organisant des formations et les responsables d'ateliers reçoivent bien le Welcome pack.

Autres tâches

• Être prêt(e) à s'adapter et à répondre à toute tâche supplémentaire exigée pour le bon déroulement de l'événement.

Profil recherché

Formation et expérience :

• Diplôme universitaire en rapport avec le poste souhaité
• Expérience avérée dans le soutien administratif, l'organisation d'événements ou la coordination de projet
• Avoir déjà travaillé avec MSF est un plus

Compétences et aptitudes :

• Alignement complet envers les valeurs et principes humanitaires portés par MSF
• Sens de l'organisation, souci du détail et solides compétences dans la gestion administrative
• Capacité à travailler de manière autonome dans un environnement changeant
• Flexibilité et adaptabilité
• Appétence pour le travail en équipe et aptitude à collaborer de façon efficace
• Excellente capacité à communiquer à l'oral et à l'écrit
• Maîtrise des outils informatiques courants (Excel, PowerPoint, Word)

Langue :

• Maîtrise de l'anglais (écrit et parlé)
• Maîtrise complète du français (idéalement langue maternelle)

Conditions d'emploi

• Statut : CDD de 6 mois à temps plein
• Lieu : Dakar, Sénégal
• Rémunération : Niveau 6 de la grille de rémunération de MSF Sénégal
• Début : début novembre 2026

Pour postuler : toute personne qui désire postuler peut remettre son dossier de candidature (CV et lettre de motivation) jusqu'au 30 octobre inclus.

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