UNFPA recrute un(e) Assistant(e) aux opérations

L'UNFPA est l'agence chef de file des Nations Unies pour bâtir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé.

Résumé de l'emploi de l'UNFPA :

• Poste : Assistant aux opérations, WCARO
• Lieux : Dakar, Sénégal
• Grade : G5
• Type de poste vacant : Durée déterminée
• Formation : Diplôme d'études secondaires
• Expérience professionnelle : 5 ans d'expérience

Description de l'emploi

Le poste : Le poste d'assistant aux opérations est situé au bureau régional Ouest et Centre de l'UNFPA, à Dakar, et relève d'un responsable régional des opérations.

L'assistant(e) aux opérations est placé(e) sous la coordination du/de la responsable des opérations régionales, qui fournit un appui technique et programmatique intégré dans le cadre d'une approche de renforcement des systèmes, élément fondamental de la stratégie globale de l'UNFPA. L'assistant(e) aux opérations travaille également en étroite collaboration avec le/la responsable des opérations régionales et son équipe afin d'assurer un soutien rapide aux bureaux de pays sur les questions opérationnelles.

L'assistant(e) aux opérations travaille en collaboration avec les membres de l'équipe des opérations et des ressources humaines du Bureau régional pour l'Afrique occidentale (WCARO), ainsi qu'avec l'équipe de coordination des programmes dans les bureaux de pays. Il/Elle collabore également avec les assistant(e)s aux opérations et les agents du siège, des bureaux sous-régionaux et des bureaux de pays, ainsi qu'avec l'ensemble du personnel du bureau régional.

Les contacts avec le personnel et les autres intervenants favorisent la réalisation d'objectifs communs et témoignent d'un engagement personnel envers le mandat et la vision de l'UNFPA. Ces contacts, tant internes qu'externes, permettent d'échanger des informations sur des aspects plus généraux du domaine d'activité, notamment en apportant des éclaircissements sur des questions non routinières nécessitant parfois une expertise technique.

Comment vous pouvez faire la différence

Le Plan stratégique de l'UNFPA pour 2026-2029 définit la réponse de l'organisation à un contexte mondial complexe et trace la voie de la résilience et du renouveau. Il vise à accélérer la mise en œuvre du Programme d'action de la Conférence internationale sur la population et le développement (CIPD) et la réalisation des Objectifs de développement durable d'ici à 2030.

Ce mandat se traduit par quatre objectifs interdépendants : répondre aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; mettre fin aux décès maternels évitables ; éliminer les violences sexistes et les pratiques néfastes ; et s'adapter aux changements démographiques grâce à des politiques fondées sur des données probantes et respectueuses des droits humains.

Dans un monde où les droits fondamentaux de la personne sont menacés, nous avons besoin d'un personnel intègre et éthique qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction. L'UNFPA recherche des candidats capables de transformer, d'inspirer et d'obtenir des résultats durables et à fort impact, en assurant des relations extérieures efficaces, une communication performante, le développement de partenariats et la mobilisation de ressources dans un contexte de développement et de financement en constante évolution.

Objectif du poste

L'assistant(e) apporte un soutien administratif et financier à l'équipe de programme et à l'équipe technique, notamment en conseillant et en appuyant les bureaux de pays de la région, ainsi qu'en contribuant à la gestion du programme régional. L'assistant(e) aux opérations fournit également une aide à la collecte de données et à la recherche.

Vous seriez responsable de :

• Aider l'unité des ressources humaines des opérations, en collaboration avec l'unité des programmes, à fournir un soutien et des conseils aux CO sur les questions opérationnelles et de programme ;
• Assurer toutes les dispositions logistiques, administratives et financières nécessaires à l'organisation d'ateliers techniques, de réunions inter-agences, de tables rondes, de missions et d'autres événements organisés par l'équipe de programme et l'équipe technique ;
• Aider le WCARO à coordonner le réseau technique de l'UNFPA dans le domaine concerné ;
• Participer au processus de préparation et de suivi du plan de gestion des opérations (PGO) ;
• Contribuer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi du programme régional ;
• Examiner le courrier entrant, recueillir et préparer les informations nécessaires pour répondre/agir, et rédiger et finaliser la réponse ;
• Préparer les premières versions des réponses aux demandes reçues par le service des ressources humaines des opérations, à soumettre aux responsables hiérarchiques ;
• Préparer les autorisations de voyage et organiser les déplacements ;
• Contribuer à la gestion du système de classement du bureau et participer à l'archivage ;
• Tenir à jour et mettre à jour les dossiers des pays, des partenaires et des projets, y compris les rapports d'avancement des projets, les plans de travail et les budgets, conformément aux directives du programme régional ;
• Préparer les demandes de réquisition dans Quantum avec la contribution des membres des RH des opérations ; utiliser Quantum pour produire des rapports mensuels sur la situation financière des programmes ou des projets ; créer des bons et des paiements dans Quantum, selon les besoins ;
• Appliquer les règles, réglementations et procédures de l'UNFPA ;
• Assurer le suivi de la soumission des rapports financiers par les bureaux de pays et les partenaires ;
• Effectuer des tâches d'assistance à la recherche, notamment des recherches bibliographiques et dans des bases de données ; résumer les informations et rédiger des contributions aux rapports, articles, notes techniques et publications du WCARO ;
• Identifier les sources, et recueillir et compiler des données et des informations pour la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et de prises de position ;
• Rassemblez les documents d'information et préparez les présentations PowerPoint et autres pour les membres de l'équipe technique et de programme ;
• Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, des bureaux régionaux, des pays de programme et des bureaux de pays, en tant qu'intrants pour diverses bases de données et documents ;
• Exécuter toute autre tâche pouvant être requise par le directeur régional adjoint ou le responsable des opérations régionales.

Qualifications et expérience

Éducation : L'achèvement des études secondaires est requis.

Connaissances et expérience :

• Cinq (5) ans d'expérience dans l'administration, le soutien aux programmes financiers, les TIC ou le soutien général à la gestion de bureau ;
• Connaissances en comptabilité, gestion budgétaire, finance, TIC, bases de données, analyse et/ou reporting ;
• Bonnes compétences rédactionnelles, de communication et relationnelles ;
• Capacité d'organisation et de respect des délais ;
• Une excellente connaissance du traitement de texte, de la dactylographie, du classement et du fonctionnement des équipements de bureau courants ;
• Bonnes compétences en service à la clientèle ;
• Capacité à gérer des informations confidentielles, à établir des priorités et à bien travailler sous pression avec le souci du détail ;
• Une expérience préalable au sein d'une organisation multilatérale ou internationale, notamment avec une expérience souhaitable ;
• Une expérience préalable au sein du système commun des Nations Unies est fortement souhaitable ;
• Maîtrise d'Excel, PowerPoint et Word ou de Google Workspace.

Langues : Maîtrise de l'anglais. Connaissance pratique du français.

Compétences requises

Valeurs : Faisant preuve d'intégrité, Démontrant son engagement envers l'UNFPA et le système des Nations Unies, Embrasser la diversité culturelle, Accepter le changement.

Compétences clés : Obtenir des résultats, Être responsable, Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires, Penser de manière analytique et stratégique, Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations.

Compétences fonctionnelles : Soutien logistique, Gestion des données, Gestion des documents/de la correspondance et des rapports, Gestion de l'information et des flux de travail, Planification/organisation et multitâches, Gestion des processus financiers, Connaissances professionnelles / expertise technique, Maîtrise des logiciels bureautiques courants ; bonnes connaissances de base en finance et maîtrise de plusieurs logiciels financiers et tableurs.

Environnement de travail de l'UNFPA

L'UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes au sein de l'organisation et encourageons donc les candidatures féminines. Les personnes LGBTQIA+, les minorités ethniques, les populations autochtones, les personnes en situation de handicap et les autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour les personnes en situation de handicap qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement.

Clause de non-responsabilité

La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications d'antécédents et de références, à un examen médical, à la délivrance d'un visa et à d'autres exigences administratives. L'UNFPA ne perçoit aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en lien avec le processus de candidature ou de recrutement et ne s'intéresse pas aux informations relatives aux comptes bancaires des candidats. Les candidats à des postes de la catégorie professionnelle internationale et des catégories supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination.

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