L’OIM recrute une adjointe administrative (réceptionniste)
Fondée en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle remplit cette mission en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM recrute : Adjointe administrative (réceptionniste)
Description de l’emploi
Sous la supervision générale du responsable de la gestion des ressources (RMO) et la supervision directe du responsable de la chaîne d’approvisionnement, le candidat retenu sera chargé des tâches suivantes :
- Saisir, mettre en forme et rédiger la correspondance courante ; rassembler les tableaux, rapports, présentations, publications et autres documents ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes de renseignements internes et externes et/ou les transmettre aux contacts/unités appropriés ;
- Saisir, extraire, structurer et mettre à jour les informations et données provenant de diverses sources (intra-/Internet, fichiers de bureau, etc.) ; présenter les résultats dans un format standard ;
- Mettre en place et tenir à jour les systèmes de classement et de référence du bureau conformément aux procédures standard ;
- Initier, consulter et suivre diverses transactions administratives dans les systèmes informatisés de gestion financière, de voyages et de ressources humaines ;
- Soutenir l’organisation et l’administration des réunions, des ateliers et des événements (par exemple, réservation de salles de réunion et d’autres installations) ;
- Aider à l’organisation des voyages : organiser le transport, la logistique, l’hébergement et les documents ;
- Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et l’entretien du matériel de bureau ;
- Effectuer toute autre tâche requise.
Qualifications
Éducation : Diplôme d’études secondaires et trois ans d’expérience pertinente; ou, Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe, obtenu auprès d’un établissement agréé, et une année d’expérience professionnelle pertinente.
Expérience : Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique et Outlook) ; souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ; discrétion, rigueur et aptitude à satisfaire les besoins des clients ; ainsi qu’une expérience au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel constituant un atout.
Langues : La maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit) est requise pour ce poste. Une connaissance pratique de l’arabe est souhaitable. Les compétences linguistiques seront évaluées au moyen d’épreuves écrites et/ou orales.
exclusif
