Groupe de la Banque africaine de développement recrute un(e) Assistant(e) Senior en gestion des fournisseurs

Groupe de la Banque africaine de développement
Termes de référence
Assistant(e) Senior en gestion des fournisseurs
(Équipe Planification et Administration)

1. CONTEXTE
Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) est une institution financière multilatérale régionale de développement créée en 1963, avec pour mandat de promouvoir le développement économique et le progrès social des pays africains, individuellement et collectivement.
La Banque compte environ 2 000 employés recrutés dans une large zone géographique, limitée uniquement aux pays membres. On y trouve actuellement plus de 80 nationalités différentes provenant d'Afrique, d'Asie, d'Europe et des Amériques, ce qui rend l'institution véritablement multiculturelle. La Banque a deux langues officielles : le français et l'anglais. Elle coopère avec un vaste réseau de partenaires de développement internationaux.

DÉPARTEMENT DES SERVICES INFORMATIQUES DE LA BANQUE
Le Département des services informatiques institutionnels (TCIS) de la Banque africaine de développement (BAD) a pour mission d'aligner la stratégie en matière de technologies de l'information et le modèle de prestation de services sur la stratégie opérationnelle de la Banque afin de renforcer l'efficacité organisationnelle grâce à une utilisation optimale des technologies émergentes et à la transformation numérique. Placé sous la supervision de son Directeur principal, TCIS s'est vu confier par la Banque la mission de fournir les meilleurs services informatiques pour les opérations de cette dernière afin de lui permettre d'accomplir sa mission, qui est de stimuler le développement économique durable et le progrès social dans ses pays membres régionaux, contribuant ainsi à la réduction de la pauvreté.

Le Département TCIS comprend le Bureau du Directeur et six (6) Divisions.
• Le Bureau du Directeur (TCISO) est soutenu par trois équipes interfonctionnelles, notamment la gestion de projets, l'architecture d'entreprise, le budget et la planification, afin d'assurer une coordination harmonieuse et une exécution sans faille dans toutes les opérations des technologies de l'information de la Banque.
Chacune des six Divisions joue un rôle essentiel dans la réalisation des ambitions numériques de la Banque :

• Applications et innovations (TCIS1) : cette division est chargée de piloter le développement de logiciels, de favoriser l'innovation et d'aligner les projets de TI sur les besoins opérationnels ;
• Solutions opérationnelles (TCIS2) : cette division facilite une gestion rigoureuse des relations opérationnelles : collaboration entre les services de technologies de l'information et les unités opérationnelles, coordination des solutions régionales en matière de technologies de l'information et supervision des principaux services de technologies de l'information, y compris le système SAP ;
• Infrastructure et opérations (TCIS3) : cette division veille au bon fonctionnement des systèmes de technologie de l'information, des réseaux et de l'architecture d'entreprise de la Banque, tout en gérant les mises à niveau de l'infrastructure ;
• Lieu de travail numérique 'Digital Workplace' (TCIS4) : cette division est chargée de fournir une assistance aux utilisateurs, de gérer les demandes de service, de mettre en place des solutions numériques de première ligne et d'améliorer l'expérience des clients grâce à une meilleure prestation de services ;
• Analyse des données (TCIS5) : cette division est responsable du développement et de la gestion des systèmes de données, de l'amélioration de l'accès aux données et du soutien à la prise de décision fondée sur des données probantes ; et
• Cybersécurité (TCIS6) : cette division gère le centre d'opérations de sécurité, supervise la réponse aux incidents et veille au maintien d'une ingénierie et d'une administration robustes en matière de cybersécurité.

2. PORTÉE DES SERVICES

• 1. Contrats : Tenir à jour le registre des contrats du Département des services informatiques (TCIS), suivre les renouvellements et les échéances des contrats, gérer les avenants/prolongations contractuels et coordonner les interactions avec les fournisseurs en collaboration avec les responsables de contrats.
• 2. Passation des marchés : Travailler avec la Division des achats institutionnels (TCGS2) sur les demandes de passation de marchés, la planification annuelle des achats, les renouvellements de contrats, la conformité contractuelle, le suivi des réquisitions et les suivis hebdomadaires des achats pour le compte des chefs de projet.
• 3. Finances & Contracts : Suivre la consommation de la valeur des contrats, vérifier la disponibilité budgétaire, surveiller les engagements et les factures, prévoir les dépenses futures et appuyer les revues financières des contrats en partenariat avec l'équipe en charge de facturation de TCIS et les chefs de projet.
• 4. Gouvernance des licences et des actifs : Réaliser des audits de consommation des licences logicielles, suivre l'utilisation des abonnements, identifier les possibilités d'optimisation et appuyer les actions correctives.
• 5. Reporting, conformité et gestion des parties prenantes : Produire des tableaux de bord et des rapports de gestion, tenir à jour la documentation relative aux achats et aux contrats, et servir de liaison entre TCIS, TCGS2, les fournisseurs, les Finances et les unités organisationnelle.

Compétences : Maîtrise avancée d'Excel obligatoire ; connaissance de Power BI souhaitable ; solides compétences en communication orale et écrite.
Nombre minimum d'années d'expérience : 5 ans.

3. COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

• Licence, HND (BTS) en sciences ou dans des domaines commerciaux connexes et/ou expérience professionnelle équivalente
• Au moins 5 ans d'expérience professionnelle
• La connaissance de SAP constitue un atout
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel avancé, Outlook, PowerPoint).
• Solides compétences interpersonnelles
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Maîtrise courante du français ;
• Niveau minimum intermédiaire en anglais avec capacité de lecture, compte tenu du niveau élevé d'interaction avec les chefs de projet, les fournisseurs et la gestion des documents.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision
• Attitude positive et proactive

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