TechnoServe recrute un Assistant(e) Administratif(ve) Senior
Tout le monde mérite l'opportunité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde entier depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier de l'exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables de sortie de la pauvreté.
Présentation de BeniPoule
BeniPoule est une initiative de transformation systémique de la filière avicole au Bénin, financée par l'Ambassade du Royaume des Pays-Bas. Elle est mise en œuvre par TechnoServe Bénin et vise à améliorer durablement la compétitivité, la structuration et l'inclusivité du secteur avicole au bénéfice des acteurs de la chaîne de valeur – des producteurs aux transformateurs en passant par les prestataires de services.
Présentation du poste
L'Assistant(e) Administratif(ve) Projet a pour rôle d'assister le Chef Projet et le Chef Projet Adjoint et de participer aux initiatives de mise en œuvre des activités retenues ainsi qu'à l'administration du Projet. Il/Elle est responsable de la mise en place de la logistique nécessaire à l'exécution efficace du projet BéniPoule, du suivi des systèmes administratifs et opérationnels devant faciliter la réussite du projet et la réalisation des objectifs.
Responsabilités administratives générales
- Appuyer la préparation et la transmission des dossiers de paiement, factures et pièces justificatives en lien avec le service Finances
- Contribuer à la mise à jour du système de suivi des engagements financiers du programme
Responsabilités logistiques
- Planifier et coordonner la logistique des ateliers, formations, réunions institutionnelles et événements programmatiques (réservations de salles, catering, transport, hébergement) de concert avec le département des opérations
- Assurer le suivi des invitations et confirmations pour les activités impliquant des acteurs institutionnels, en coordination avec le chargé de la composante concernée
- Coordonner la réception du matériel et des équipements et en assurer la distribution aux équipes terrain
- Suivre et appuyer au besoin la mise à disposition des moyens logistiques (véhicules, matériels de bureau, équipements de terrain), en coordination avec le Responsable des Opérations
- Consolider et transmettre les besoins logistiques du personnel de terrain et en assurer le suivi auprès de l'équipe des Opérations
- Formuler et suivre l'évolution des demandes d'achat puis le traitement des factures, en collaboration avec le département des Opérations
Documentation
- Assister occasionnellement le Chef projet et le Chef projet Adjoint dans la préparation de documents supports pour des réunions et ateliers
- Sous le contrôle du Chef de Projet adjoint, veiller à la tenue à jour de la bibliothèque documentaire du programme (Shared Drive) : standardisation de titres des fichiers, archivage, contrôle d'accès
Autres responsabilités
- Assurer toutes autres tâches en lien avec les missions du poste et à la demande du/de la superviseur(e)
- Respecter scrupuleusement les politiques, procédures et valeurs de TechnoServe, notamment en matière de protection et de sauvegarde
Qualifications requises
- Bac+3 minimum en Gestion de Projets, Administration, Planification, Économie, Sciences Sociales ou domaine équivalent
- Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire combinant administration, logistique et appui technique dans un contexte de projet ou d'ONG
- Expérience antérieure avec TechnoServe ou une ONG de développement : fortement appréciée
- Expérience en rédaction de rapports d'activités, comptes rendus et documents programmatiques : un atout
- Expérience en gestion de la relation avec des parties prenantes institutionnelles publiques et privées : un atout
Aptitudes personnelles et organisationnelles
- Sens aigu de l'organisation, de la rigueur et des priorités ; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans des délais contraints
- Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire et multiculturelle
- Excellente capacité relationnelle et de communication orale
- Excellente capacité de rédaction
- Discrétion, honnêteté et sens des responsabilités
- Capacité d'adaptation et d'initiative dans un environnement programmatique dynamique
Instructions aux candidats : Les candidats (es) qualifiés (es) et intéressés (es) devront soumettre directement leur candidature comportant :
- Une lettre de motivation
- Un curriculum vitae détaillé
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au lundi 31 août 2026 à 18h00. Seules les candidatures répondant aux qualifications minimales requises seront considérées. Seules les candidatures électroniques seront considérées.
exclusif
