Evidence Action recrute un(e) Agent(e) Administratif(ve) et Logistique

Evidence Action est une organisation mondiale à but non lucratif dont l’approche du développement international est unique : nous déployons exclusivement des interventions fondées sur des données probantes solides et d’une rentabilité exceptionnelle. Depuis notre création en 2013, nous avons touché plus de 515 millions de personnes dans le monde grâce à nos interventions.

Agent, administration et logistique

Nous avons besoin de personnes exceptionnelles. Notre succès actuel est le fruit du travail collectif de nos équipes formidables. Pour atteindre nos objectifs ambitieux, nous recherchons des personnes qui partagent notre passion pour les données probantes, la rentabilité et le développement à grande échelle. Nous recherchons des personnes qui adoptent une approche entrepreneuriale, aiment relever des défis complexes et sont orientées vers l’action et les résultats. Si notre vision et notre approche vous inspirent autant qu’elles nous inspirent, nous vous invitons à nous rejoindre.

Objectif du poste

L’agent(e) administratif(ve) et logistique assurera le bon fonctionnement du bureau de pays d’Abuja en fournissant des services administratifs et logistiques grâce à une coordination, une planification et un suivi efficaces des opérations, de la logistique et des rapports. Il/Elle sera placé(e) sous la responsabilité de l’adjoint(e) à l’administration du bureau.

Fonctions et responsabilités

Assistance aux déplacements et à la logistique

Assurer le suivi des déplacements du personnel, des partenaires et des consultants, y compris les vols, l’hébergement et les transports terrestres, en coordination avec l’équipe concernée.
Maintenir et mettre à jour les systèmes de suivi de flotte et autres documents logistiques afin de garantir des informations précises et opportunes.
Mettre à jour et tenir à jour les outils de suivi logistique et la documentation relatifs au DHIS.
Soutenir les achats de carburant et tenir à jour les registres relatifs au carburant et aux véhicules pour les activités de l’État.

Administration, services publics et installations du bureau

Assurer la gestion quotidienne du bureau du FCT, y compris les fournitures de bureau, les consommables et l’équipement.
Gérer et contrôler les services publics de bureau, notamment l’électricité, l’eau, Internet et autres services essentiels, et assurer le suivi des besoins connexes.
Coordonner et assurer le suivi des réparations, de l’entretien et de la maintenance des installations et des équipements de bureau.
Assurer l’attribution des postes de travail et la gestion des outils de travail du personnel.
Assurer le suivi des visiteurs et fournir une assistance administrative selon les besoins.
Appuyer l’organisation des réunions, ateliers, événements et autres activités de bureau.

Soutien à la gestion des actifs et de la trésorerie

Assistance aux activités de gestion des actifs, notamment l’étiquetage, le suivi, la mise à jour des inventaires et la tenue des registres d’actifs.
Assurer le suivi administratif de la petite caisse et la gestion de la documentation associée, selon les besoins.
Contribuer à la tenue de registres précis pour les fournitures de bureau, les consommables et autres articles administratifs.

Documentation financière et administrative

Préparer et traiter les demandes de remboursement de frais financiers liées aux activités administratives et logistiques conformément aux exigences de l’organisation.
Conserver et organiser la documentation justificative relative aux dépenses administratives et logistiques.
Conserver et mettre en boîte les carnets de bord, cartes d’embarquement, reçus et autres documents administratifs pertinents à des fins de classement et d’audit appropriés.
Assurer le suivi des transactions Process Maker et communiquer les numéros de dossier et les mises à jour pertinentes selon les besoins.

Communication des résultats et coordination avec les parties prenantes

Préparer et tenir à jour les rapports et les outils de suivi administratifs et logistiques courants, notamment pour la flotte, le carburant, les services publics, les fournitures de bureau et les consommables.
Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes, les fournisseurs et les prestataires de services afin de répondre aux exigences administratives et logistiques.
Remonter les problèmes en suspens à votre supérieur et fournir des mises à jour régulières sur les activités en cours.

Soutien administratif général

Appuyer la mise en œuvre des procédures administratives et logistiques du bureau conformément aux politiques de l’organisation.
Maintenir un environnement de bureau organisé, fonctionnel et bien équipé.
Fournir un soutien administratif et logistique général au personnel et aux équipes de programme, selon les besoins.
Effectuer toute autre tâche qui pourrait vous être confiée.

Exigences

Qualifications

Diplôme HND ou licence dans un domaine connexe
1 à 2 ans d’expérience professionnelle
Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps
Capacité à bien communiquer avec les autres
Excellentes compétences en communication orale et écrite
Souci du détail
Flexibilité et adaptabilité aux variations de la charge de travail
Capacité à utiliser des logiciels informatiques tels que Microsoft Office, Internet et des équipements de bureau tels que des imprimantes, des photocopieurs, des scanners, etc.
Capacité à travailler sous pression avec un minimum de supervision, à prioriser les tâches et à respecter les délais.

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