L'OIM recrute une adjointe administrative

POSTE : Adjointe administrative – Nigéria

Contexte et portée organisationnels

Sous la supervision générale du chef, responsable de la gestion des ressources (SRMO) et la supervision directe du responsable de la gestion des ressources (RMO), et en collaboration avec l'unité concernée des centres administratifs, l'assistant administratif sera responsable et fonctionnel au sein du sous-bureau de Kano, au Nigéria.

Responsabilités

• Filtrer les demandes de rendez-vous avec le superviseur, gérer son agenda, confirmer les disponibilités des deux parties et organiser les rendez-vous, accueillir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques.
• Répondre aux demandes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
• Assurer la coordination des services de soutien administratif pour les réunions, formations, séminaires, comités, projets et événements spéciaux.
• Participer aux réunions, rédiger les comptes rendus, assurer le suivi des activités et prendre les dispositions nécessaires pour la révision, la traduction, etc., des documents et publications.
• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier entrant, assurer le suivi des dossiers en cours, rédiger des réponses à divers types de correspondance et autres communications.
• Effectuer un contrôle qualité des documents sortants et relire les textes afin de vérifier leur conformité aux normes de format, de grammaire, de ponctuation et de style.
• Assurer diverses tâches administratives, telles que les prolongations de contrats et les demandes de personnel temporaire, la gestion des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget.
• Collaborer avec les autres unités pour assurer le bon fonctionnement et accélérer les processus internes.
• Rechercher, compiler et organiser des informations générales et des documents de référence provenant de diverses sources pour les rapports, les notes de synthèse et les discours.
• Surveiller et traiter les actions administratives (ressources humaines, contrats, approvisionnement, comptabilité, finances, logistique) dans les systèmes informatisés de l'OIM.
• Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence de l'unité de travail, examiner l'efficacité des procédures de bureau et formuler des suggestions d'amélioration.

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe avec trois années d'expérience professionnelle pertinente ; ou Diplôme d'études secondaires et cinq ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique.
• Expérience professionnelle au sein d'organisations humanitaires internationales est un atout.

Langues : Anglais (maîtrise requise)

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