FHI 360 recrute un Responsable des Subventions

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel.

Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Responsable des Subventions pour les projets de santé de FHI 360 en RDC.

Opportunité à l'ONG FHI : Responsable des Subventions

• Lieu : Kinshasa, RDC
• Niveau requis : Licence
• Expérience : Minimum 6 ans
• Date limite : 4 novembre 2026

Résumé du poste

Le/la Responsable des Subventions a pour responsabilité principale la bonne gestion des subventions des partenaires locaux de la conception des dossiers de subventions à leur clôture.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec la/les organisation(s) partenaire(s) sur les plans programmatiques, administratifs, logistiques et en partie financière pour concevoir, mettre en œuvre et suivre les activités liées aux subventions. Celles-ci comprennent un soutien technique et administratif, la facilitation de la communication pour garantir une réalisation en temps opportun des objectifs et des livrables liés aux subventions dans le respect du budget, du calendrier, des résultats attendus et en conformité aux règles et exigences de FHI 360 et du bailleur. Il/elle travaille de concert avec la Direction, les équipes Finances, Techniques, Suivi-évaluation à Kinshasa et sur le terrain. Enfin, il/elle renforce les capacités des bénéficiaires.

Compétences et responsabilités

• Mène la préparation et le lancement des appels à propositions conformément au plan de travail et aux règles de FHI 360 et du bailleur, facilite le processus de sélection des subventions, et participe à l'examen et à la présélection des demandes de subventions par rapport aux critères d'éligibilité le cas échéant.
• Appuie les partenaires sélectionnés à finaliser leurs dossiers de subventions : conception de projet, budget et calendrier d'exécution et pièces administratives requises – y compris les PAT (Financial Pre-Award Assessment) – avant la signature des accords de subventions.
• Conduit ou coordonne l'évaluation des capacités et des risques des partenaires (organisationnels, programmatiques, financiers), détermine leur niveau de risque et élabore le plan de suivi fondé sur les risques ainsi que le plan de renforcement des capacités correspondants.
• Vérifie l'éligibilité des partenaires avant l'attribution et pendant la durée de la subvention (enregistrement UEI/SAM, listes d'exclusion et de sanctions, conflits d'intérêts).
• Examiner les budgets et les coûts en coordination avec le service Finance afin de veiller à leur cohérence avec les objectifs et les livrables du projet.
• Définit les conditions particulières d'attribution et accompagne les partenaires pour leur mise en œuvre.
• Préparer les dossiers de subventions de manière conforme et complète (y compris les procès-verbaux de négociation) et les soumettre au siège de FHI 360 pour revue et approbation.
• Sert d'intermédiaire entre les partenaires et le siège.
• Forme les bénéficiaires à la gestion des subventions et au respect des règles et principes de gestion du gouvernement américain et de FHI 360 (suivi, reporting, conformité).
• Développe et met à jour les manuels et supports de formation relatifs aux subventions.
• Définir et maintenir un système de gestion efficace des subventions.
• Suit, collecte et valide les livrables et les activités des partenaires, en lien avec les équipes du bureau à Kinshasa et sur le terrain.
• Planifier et réaliser des visites de suivi sur site (programmatiques et financières) et des revues documentaires auprès des partenaires, documenter les constats et suivre la mise en œuvre des actions correctives.
• Suit les taux d'exécution budgétaire des subventions et fournit à l'équipe Finance les prévisions de dépenses ainsi que les informations nécessaires à la clôture mensuelle (engagements et dépenses engagées non encore facturées).
• Examiner, avec l'équipe Finance, les demandes de paiement, d'avance et de remboursement des partenaires ainsi que les pièces justificatives, et suivre la liquidation des avances versées.
• Actualiser le tableau de suivi des subventions.
• Garantit le suivi de la performance par rapport aux délais, budget, objectifs et livrables des subventions.
• Produit des rapports mensuels sur l'état d'avancement et les résultats des subventions.
• Assurer une communication et une collaboration efficaces avec les bénéficiaires en matière de mise en œuvre, de reporting, de partage d'informations et de planification des activités.
• Veille à la préparation, à la conformité et à la soumission dans les délais impartis des rapports financiers des subventions, conformément aux exigences en vigueur, appuie la résolution des écarts identifiés.
• Appuie l'équipe financière dans la préparation des rapports financiers.
• Conseiller la direction du projet sur les mesures à prendre, notamment les modifications, prolongations, résiliations ou autres points nécessitant une remontée, en coordination avec le service contrats de FHI 360 et le service Finance.
• Superviser les modifications des subventions, y compris les révisions budgétaires liées aux nouveaux exercices, les augmentations d'engagement et les ajustements mineurs, le cas échéant.
• Planifier et suivre la clôture des subventions afin de respecter les échéances du projet.
• Coordonne les audits des subventions et contribue à la résolution rapide des constats, demandes de documentation et mesures correctives.
• Promeut et diffuser les bonnes pratiques en matière de conformité, vérifier leur appropriation par les partenaires.
• Informer le Directeur/la Directrice Projet ainsi que le Directeur/la Directrice Finances sur toute irrégularité identifiée.
• Superviser le travail du/de la Senior Grants Officer et s'assurer de la qualité et de la ponctualité de ses tâches.
• S'assure que tous les documents relatifs aux subventions du projet attribués sont classés, sauvegardés et mis à jour sur Share Point.
• S'assure de la mise à jour régulière des systèmes internes (SAT, SMT, etc.).
• Apporte un appui aux demandes d'audit et de conformité interne (OCIA), notamment en matière de subventions.
• Exécuter toute autre tâche assignée par la hiérarchie pour assurer le bon fonctionnement du bureau.

Connaissances et compétences

• Connaissance approfondie de la gestion des subventions et de l'ensemble de leur cycle de vie.
• Bonne maîtrise des exigences en matière de documentation, de contrôles internes, de suivi, de clôture et de préparation aux audits.
• Bonne connaissance des exigences de conformité des bailleurs et capacité à les traduire en processus et outils pratiques pour les équipes de projet et les bénéficiaires.
• Compétences avérées en coordination opérationnelle avec les équipes Contrats & Subventions, Finance, Techniques/programmes, les bureaux provinciaux et les bénéficiaires.
• Capacité à organiser et coordonner le travail des équipes, à gérer les échéances concurrentes, à garantir la qualité de la documentation et à assurer le suivi de plusieurs parties impliquées.
• Capacité à identifier et à gérer les risques liés à la conformité, aux aspects financiers, à la documentation et à la mise en œuvre, et à les faire remonter de manière appropriée.
• Capacité à concilier les exigences de gestion des risques et de conformité avec les besoins de mise en œuvre et les principes de partenariat.
• Expérience démontrée dans l'accompagnement des partenaires pour renforcer leurs capacités et dans la mise en œuvre d'activités de suivi fondées sur les risques.
• Bonnes capacités de communication écrite et orale.
• Compétences démontrées en management, coaching, planification, organisation, résolution de problèmes et suivi des activités.
• Maîtrise de Microsoft 365 et des systèmes de suivi et de gestion documentaire de l'organisation.

Formation et expérience requises

• Licence ou équivalent international en administration des affaires, administration publique, finance, développement international, sciences économiques, commerce international ou tout autre domaine connexe.
• Minimum 6 ans d'expérience professionnelle confirmée en administration et gestion des contrats et subventions, gestion opérationnelle et financière de projet, conformité ou un domaine connexe.
• Expérience dans la coordination ou la gestion du cycle de vie des subventions notamment la gestion des dossiers des partenaires, le suivi, la préparation aux audits et la clôture des subventions.
• Expérience d'encadrement du personnel ou de la coordination du travail d'une équipe ; ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente permettant d'assurer les principales responsabilités du poste.

Qualifications et expérience souhaitées

• Expérience dans l'appui à la mise en œuvre de programmes financés par des bailleurs de fonds.
• Expérience dans l'encadrement du personnel ou la coordination d'équipes chargées des sous-subventions au niveau d'un projet, d'un bureau pays ou d'un portefeuille de projets.
• Expérience au sein d'une ONG, d'une ONG internationale (ONGI) ou dans le secteur du développement international.
• Certification « Certified Grants Management Specialist (CGMS) » ou certification équivalente.
• Expérience en renforcement des capacités des partenaires, suivi des risques et mise en œuvre d'actions correctives.
• La connaissance des règles et réglementations du gouvernement américain en matière de subventions est un atout.
• La maîtrise de l'anglais est un atout.

Encadrement hiérarchique

• Relève du Directeur des Finances
• Supervise un(e) chargé(e) de Subventions

Exigences physiques habituelles

• Environnement de bureau classique.
• Capacité à passer de longues heures devant un écran d'ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.
• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.

Technologies à utiliser

Ordinateur personnel, Microsoft Office 365 (c'est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Skype/TEAMS, messagerie électronique), téléphone de bureau, téléphone portable et imprimante/photocopieuse.

Déplacements

À hauteur de 30% à l'échelle nationale.

Critères Minimaux de Recrutement

FHI 360 offre une rémunération compétitive et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Tout(e) candidat(e) intéressé(e) est prié(e) de soumettre sa lettre de motivation ainsi que son Curriculum Vitae détaillé mis à jour (titre, fonctions occupées, période, tâches et responsabilités) avec au moins trois références professionnelles vérifiables (avec mention de leurs fonctions, adresses électroniques et numéros de téléphone), ainsi que les copies des Diplômes, Attestations de fin de services rendus. Il est également demandé au candidat(e) d'annexer leurs cartes de demandeur d'emploi.

Les candidats intéressés doivent postuler à partir du site web de l'organisation : https://www.fhi360.org/careers

Clause de non-responsabilité

La fourchette salariale prévue pour ce poste est de 37 400 à 55 000 USD par an (salaire brut, incluant les indemnités) pour un recrutement local. Pour déterminer le montant de l'offre, FHI 360 prend en compte plusieurs facteurs, notamment l'expérience et la formation du candidat, l'équité salariale interne, les salaires du marché et le budget.

Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s'engage à prévenir toute forme d'abus, d'exploitation et de harcèlement dans ses environnements de travail et ses programmes, y compris les abus, l'exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour garantir le bien-être de toutes les personnes qui interagissent avec son organisation et ses programmes et exige que l'ensemble du personnel, y compris les employés et les bénévoles, partage cet engagement et signe son code de conduite.

POSTULER

exclusif