Première Urgence Internationale recrute 02 Responsables financiers

Postes à pourvoir à l'ONG Première Urgence Internationale (PUI)

Première Urgence Internationale (PUI) œuvre dans 10 secteurs d'intervention et se distingue par la mise en place d'une approche intégrée dans sa réponse. Cette méthode vise à identifier et comprendre l'ensemble des besoins des personnes touchées par une crise. Première Urgence Internationale (PUI) au Nigéria recrute :

POSTE 1 : Responsable des finances, des partenariats et des consortiums

Objectif général : Elle/Il supervise les aspects financiers de tous les partenariats et des opérations du consortium, prépare, consolide et révise, le cas échéant, les budgets des partenaires, et assure le suivi financier de ces budgets ainsi que de celui du consortium. Elle/il est le point focal financier pour les partenaires et est chargé(e) de piloter les aspects financiers du partenariat en termes de processus, d'outils, de représentation et de renforcement des capacités. Elle/Il travaille sous la direction du coordinateur financier et en collaboration directe avec : le coordinateur financier adjoint, les équipes financières au niveau de la base, les coordinateurs de terrain/coordinateurs de zone, l'équipe de programme, les services de soutien et le coordinateur du consortium et le gestionnaire des subventions du consortium.

Responsabilités et tâches

• Finances : Responsabilités précontractuelles en matière de partenariat ; Responsable des chapitres financiers des rapports de vérification préalable des associés et autres informations connexes. Apporter un soutien aux partenaires lors de la phase de proposition, en coordination avec le coordinateur adjoint/financier. En coordination avec le responsable des subventions et des partenariats, appuyer la production de la convention de sous-traitance, ainsi que de l'avenant y afférent, et garantir l'exactitude des informations financières.
• Finance : Objectif 1 – Production et consolidation du rapport financier : Formaliser et améliorer les procédures et outils financiers relatifs aux partenaires. Responsable de la préparation et de la consolidation des rapports financiers de PUI en étroite collaboration avec le coordonnateur adjoint/financier. Consolider les rapports financiers des partenaires et s'assurer qu'ils respectent les obligations contractuelles et les politiques du consortium, puis les transmettre au coordinateur adjoint/financier pour examen et validation par le siège. Responsable de l'examen et de l'intégration dans SAGA de tous les partenaires. Responsable de la préparation des demandes de fonds des donateurs (consolidation) et des partenaires (examen).
• Objectif 2 – Suivi financier : En étroite collaboration avec le point focal des partenaires, il est responsable des rapports mensuels comprenant les prévisions du projet des partenaires et l'analyse de ces prévisions. Il est chargé de fournir des conseils et des retours d'information aux partenaires en fonction de l'analyse des prévisions, en collaboration avec le coordinateur de zone/terrain et le coordinateur du consortium. En étroite collaboration avec le coordinateur du consortium ou le directeur adjoint/responsable des subventions et des partenariats, il est chargé de l'organisation de la réunion FFU avec les partenaires. En étroite collaboration avec le coordonnateur adjoint/financier, il soutient la consolidation du Consortium FFU en ce qui concerne l'éligibilité des dépenses et les affectations budgétaires au point focal de coordination FFU. En étroite coordination avec les bases, veillez à ce que les prévisions de trésorerie des agents sous surveillance soient correctement renseignées et centralisées mensuellement au sein du service de coordination.
• Objectif 3 – Conformité aux exigences nationales et des donateurs : Est responsable de/et dirige le développement des nouveaux budgets PUI ainsi que des NCE/MR/Top Up liés au consortium (vérification, production et consolidation du BoQ, des structures budgétaires, du descriptif budgétaire) ; Il est chargé de vérifier et de consolider les budgets des partenaires et les pièces justificatives. En étroite collaboration avec le coordonnateur adjoint/financier, veille à ce que tous les coûts strictement liés aux programmes proposés soient couverts. En étroite collaboration avec le/la coordinateur/trice adjoint/e des finances, il/elle fournit à l'auditeur/trice interne et externe les documents et informations financiers nécessaires à l'audit. En étroite collaboration avec le coordinateur adjoint/financier et le responsable financier, il recueille des informations sur la législation fiscale (impôts, droits de douane, TVA, taxes sur les contrats de location, déclarations annuelles, etc.) et les transmet à la personne concernée.
• Liaison avec le consortium et les partenaires – Objectif 1 : Liaison avec les partenaires : Il dirige et est responsable des contrôles ponctuels des associés (sélection des dossiers comptables, vérifications, retours d'information, etc.). En étroite collaboration avec le département d'audit du siège de PUI et avec le point focal d'audit au niveau de la mission, le point focal pour les partenaires pour la collecte d'informations précises, les processus à suivre, les conseils à fournir et les décisions à prendre, etc. au moment d'un audit. Finalise les rapports périodiques (mensuels) et les soumet pour examen au coordinateur du consortium et/ou au coordinateur adjoint/financier, accompagnés des recommandations aux partenaires si nécessaire. Initie et contribue à l'élaboration des politiques et pratiques administratives, le cas échéant. Animer le groupe de travail de coordination financière avec les partenaires (tous les deux mois) ainsi que les réunions de lancement et de clôture. Participer à des réunions régulières avec les partenaires pour élaborer le budget, en assurer le suivi, préparer les rapports et résoudre les problèmes financiers ; des déplacements sont à prévoir pour des réunions en face à face avec les partenaires. Veillez à maintenir une communication fluide concernant tous les documents et informations fiscales à centraliser au niveau de la coordination.
• Liaison avec le consortium et les partenaires – Objectif 2 : Liaison avec le donateur dans le cadre d'un projet de consortium : En coordination avec le coordinateur du consortium et le coordinateur adjoint/financier, il sert de point de contact pour tous les délais liés aux rapports contractuels ou non officiels (préparation des modèles pour les 3 partenaires du consortium, envoi de rappels de délais aux 3 partenaires).
• Renforcement des capacités : Identifier les besoins de soutien financier des partenaires. Définir les plans de renforcement des capacités avec l'équipe financière des partenaires, en collaboration avec le responsable des subventions et des partenariats. Utiliser les outils de formation existants de PUI et en créer de nouveaux pour former les partenaires directement ou avec le soutien du personnel de PUI (tant au niveau de la coordination qu'au niveau de la base). Développer de nouveaux outils de renforcement des capacités financières si nécessaire. Suivre et évaluer l'évolution des partenaires.
• Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
• Priorités du Département : Point de contact financier avec le partenaire avant et après le partenariat ou consortium officiel ; Veiller à ce que les procédures financières et des donateurs relatives aux personnes sous surveillance soient conformes à la législation nigériane ; Veiller au respect des échéances et des rapports internes et des donateurs ; Assurer un suivi financier qualitatif des partenaires et du budget consolidé du consortium ; Développer et mettre en œuvre des programmes de renforcement des capacités financières destinés aux partenaires.
• Exigences obligatoires : Diplôme d'études : Exigences : Diplôme en comptabilité/gestion financière. Souhaitable : Master en finance / comptabilité. Expérience professionnelle : Exigences : Minimum de 3 ans d'expérience à un poste similaire. Souhaitable : Expérience(s) au sein d'une ONG internationale ou d'une institution financière. Connaissances et compétences : Compétences requises : Processus d'audit / Aptitudes analytiques. Atout : connaissance des procédures des bailleurs de fonds (ECHO, FCDO, EuropeAid, agences des Nations Unies, etc.). Compétences informatiques : Exigences : Excellente maîtrise d'Excel / Connaissance de la suite Microsoft Office, notamment Word et Outlook. Actifs : Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à assumer ses responsabilités de façon proactive. Motivé, flexible et adaptable aux besoins de l'équipe et de l'organisation. Un engagement ferme envers les principes humanitaires. Résilience au stress. Diplomatie et ouverture d'esprit. Bonnes aptitudes analytiques. Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités et une charge de travail variée. Capacité à garantir des résultats efficaces et dans les délais impartis. Compétences en résolution de problèmes et en leadership. Capacité à travailler et à gérer de manière professionnelle et mature. Capacité d'intégration dans l'environnement local, en tenant compte de ses caractéristiques politiques, économiques et historiques. Compétences linguistiques : Obligatoire : anglais. Souhaitable : Haoussa, Kanuri, Peul.

POSTE 2 : Responsable financier

Lieux : Maiduguri – Borno, Katsina et Gusau – Zamfara

Type d'emploi : Contrat

Objectif général : Le responsable financier de zone (FM) travaille avec le coordinateur de zone/terrain et le coordinateur financier pour assurer la gestion financière efficace de la base, conformément aux politiques et procédures de PUI, aux procédures des donateurs et aux réglementations nationales et locales applicables.

Responsabilités et tâches

• Gestion d'équipe : Participer au processus de recrutement du personnel placé sous sa supervision directe. Apporter son soutien au personnel placé sous sa responsabilité directe dans l'accomplissement de leurs tâches. Fournir une formation au personnel des finances et renforcer leurs capacités. S'assurer que le personnel sous supervision respecte le règlement intérieur du personnel de l'établissement. Résoudre les conflits d'équipe, le cas échéant, entre les équipes de base. Favoriser la cohésion d'équipe au sein de son équipe. Effectuer des évaluations tous les six mois pour le personnel placé sous sa supervision. Planifier et organiser la charge de travail de l'équipe financière afin de garantir la réalisation des tâches en temps voulu et avec qualité. Surveiller les performances du personnel et fournir régulièrement des commentaires et un accompagnement. Identifier les besoins en formation et en perfectionnement et soutenir la croissance professionnelle des membres de l'équipe. Assurer une communication et une coordination efficaces au sein de l'équipe financière de base et avec les autres départements. Favoriser un environnement de travail positif, respectueux et collaboratif. Veiller au respect des politiques, procédures et du code de conduite de PUI au sein de l'équipe. Gérer la planification des congés et la présence du personnel sous supervision directe.
• Gestion financière : Assurer la mise en œuvre et l'utilisation appropriées des outils et procédures de gestion financière, comptable et budgétaire, y compris les registres comptables, SAGA, le suivi budgétaire (FFU), OFU, LFU, les projections budgétaires, les prévisions de trésorerie, la gestion de trésorerie et la sécurité de la trésorerie. Fournir un soutien technique et des conseils à l'équipe financière de la base concernant les procédures et les outils financiers. En collaboration avec le coordonnateur financier, développer et améliorer les outils de gestion financière et les mécanismes de reporting. En coordination avec le service des ressources humaines, vérifier l'exactitude des données financières relatives à la paie et assurer le traitement rapide des paiements de paie. Assurer un suivi rigoureux des paiements et des décaissements aux fournisseurs et participer au rapprochement des comptes fournisseurs en coordination avec le service logistique et les services concernés. Examiner les documents et transactions financiers afin de garantir leur conformité aux procédures PUI et aux exigences des donateurs. Effectuer des vérifications et des contrôles financiers réguliers afin d'identifier et d'atténuer les risques financiers. Appuyer la mise en œuvre des exigences et recommandations des donateurs en matière de conformité financière issues des audits.
• Gestion budgétaire : Fournir au coordonnateur de terrain le suivi, le contrôle et l'analyse du budget de base. Contribuer aux initiatives d'optimisation des coûts grâce à un suivi budgétaire efficace et à une analyse des dépenses. Participer aux réunions mensuelles de suivi budgétaire en identifiant les écarts, en soulignant les risques et en proposant des mesures correctives au coordonnateur de terrain et aux responsables budgétaires de chaque base. Assurer une prévision précise des dépenses en coordination avec les responsables de programme et les services de soutien de l'OFU et de la LFU pour la base. Assurer la mise à jour en temps opportun des engagements sur le terrain dans le suivi financier (FFU) sur la base des demandes d'achat et des bons de commande approuvés. Veiller à ce que le tableau d'affectation soit régulièrement mis à jour en collaboration avec les services RH et Logistique. Surveiller les taux de consommation budgétaire et alerter la direction en cas de dépassement ou de sous-dépense potentielle. Appuyer la préparation et la révision des prévisions budgétaires chaque fois que cela s'avère nécessaire en vue d'une modification budgétaire. Vérifier l'affectation correcte des dépenses aux projets, aux lignes budgétaires et aux centres de coûts ou aux codes comptables. Participer aux processus de clôture des subventions en veillant à ce que tous les engagements et dépenses financiers soient correctement reflétés. Fournir des conseils et un soutien en matière de budget aux équipes de programme et de soutien sur la base.
• Gestion comptable : Veiller à ce que les archives financières et comptables soient tenues conformément aux procédures de PUI et aux exigences des donateurs. S'assurer que les écritures comptables sont enregistrées avec exactitude et conformément aux règles et procédures internes et soumises au coordonnateur financier adjoint selon le calendrier convenu. Assurer le rapprochement de tous les livres de caisse de sa base et veiller à ce que les écarts soient étudiés et résolus rapidement. Superviser le responsable des finances de la base dans la tenue et la mise à jour des livres de caisse de la base. Superviser les activités comptables de la base et veiller à ce que les soldes de trésorerie et les comptes bancaires soient toujours dûment justifiés par une documentation appropriée. S'assurer que tous les documents comptables sont complets, dûment autorisés, archivés et classés conformément aux procédures PUI. Effectuer des rapprochements réguliers des comptes bancaires, des soldes de trésorerie et des avances. Vérifier chaque semaine l'exactitude, l'exhaustivité et la bonne répartition budgétaire des écritures comptables avant de valider la comptabilité de base. Veiller à ce que les clôtures comptables mensuelles soient effectuées dans les délais impartis. Suivre les avances en cours et veiller à leur justification et à leur approbation en temps opportun. Appuyer la préparation des documents et des tableaux comptables requis et être le point de contact de la base pour les audits internes et externes. Veiller au respect des procédures comptables relatives aux personnes à charge, des réglementations des donateurs et des exigences légales locales. Identifier les anomalies comptables et proposer des mesures correctives au coordonnateur adjoint des finances.
• Gestion de trésorerie : Fournir au coordonnateur financier des prévisions de trésorerie bihebdomadaires basées sur les prévisions budgétaires, les plans d'approvisionnement et les besoins opérationnels. Collaborer avec le coordonnateur financier pour le suivi des flux de trésorerie, des transferts de fonds et des décaissements à la base. Superviser et vérifier les comptages de caisse hebdomadaires et mensuels, en veillant à la bonne documentation et au rapprochement des opérations. Assurer la sécurité et la bonne protection des espèces détenues sur la base. Surveiller les soldes de trésorerie afin de garantir une liquidité suffisante pour les besoins opérationnels. Veiller au respect des procédures de gestion et de circulation des espèces des personnes sous surveillance électronique (PUI) ainsi que des exigences en matière de contrôle interne. Vérifier que toutes les transactions en espèces sont dûment autorisées, justifiées et enregistrées. Surveiller les avances de trésorerie et veiller à la justification et au règlement en temps opportun des avances en cours. Assurer le rapprochement en temps opportun des soldes de trésorerie avec les registres comptables et les livres de caisse. Signaler immédiatement toute anomalie, perte ou irrégularité de caisse au coordonnateur de terrain et au coordonnateur financier. Appuyer la mise en œuvre de mesures visant à atténuer les risques liés à la trésorerie et à renforcer les contrôles internes. Former les collègues non financiers à la bonne utilisation des avances de trésorerie et à la gestion de trésorerie.
• Gestion des archives : Veiller à ce que tous les documents financiers, comptables, de paie, bancaires, d'approvisionnement et contractuels soient correctement archivés conformément aux procédures de PUI et aux exigences des donateurs. Surveiller et veiller à ce que la base conserve des archives financières électroniques complètes et à jour sur le lecteur partagé, en effectuant des vérifications régulières pour contrôler le téléchargement en temps voulu, l'exactitude et l'exhaustivité des pièces justificatives. Veiller à ce que les pièces justificatives soient complètes, dûment autorisées et déposées en temps opportun. Superviser le processus d'archivage au niveau de la base et fournir des conseils au personnel financier sur les normes et procédures d'archivage. Garantir la sécurité, la confidentialité et l'accessibilité des documents archivés. Maintenir un inventaire des archives à jour et un système de suivi des documents. Faciliter la récupération des documents archivés nécessaires aux audits, aux vérifications des donateurs, aux revues de gestion et aux inspections externes. Veiller à ce que les pratiques d'archivage soient conformes aux exigences de conservation des donateurs et aux obligations légales nationales. Veiller à ce que les dossiers comptables mensuels et les pièces justificatives soient archivés conformément aux procédures et aux échéances établies. Signaler tout document manquant, incomplet ou non conforme au coordonnateur de terrain et au coordonnateur financier et assurer le suivi des mesures correctives.
• Communication interne : Veiller à ce que les informations financières soient communiquées efficacement entre les différents services au niveau de la base. Promouvoir une communication et une collaboration efficaces entre le département des finances de la base et les autres départements. Signaler rapidement tout problème technique, toute préoccupation et tout défi opérationnel au coordonnateur de terrain et au coordonnateur financier. Participer activement aux réunions de coordination et de gestion de la base afin de fournir des mises à jour financières et des recommandations. Veiller à ce que les procédures financières, les directives et les mises à jour pertinentes soient communiquées au personnel concerné. Fournir des conseils et un soutien financiers aux services de programmes et de soutien, au besoin. Faciliter le partage des informations financières nécessaires à la prise de décision au niveau de la base et à la planification opérationnelle. Signaler les risques financiers importants, les problèmes de conformité ou les irrégularités au coordonnateur de terrain et au coordonnateur financier. Maintenir une communication régulière avec l'équipe financière de la base afin d'assurer la collecte et la diffusion en temps opportun des informations financières. Organiser des réunions hebdomadaires régulières avec les membres de l'équipe financière de la base.
• Priorités du département : Soumission des OFU et LFU mises à jour de la base à la coordination ; Soumission en temps voulu d'une comptabilité mensuelle exacte et complète à la coordination.
• Exigences obligatoires : Compétences linguistiques : Maîtrise de l'anglais, une bonne connaissance du haoussa est un atout. Diplôme universitaire : Master en finance ou comptabilité, ou MBA en finance, ICAN. Expérience professionnelle : Minimum de 5 ans d'expérience à un poste similaire (OING/ONG). Connaissances et compétences : Bonnes capacités d'analyse et de rédaction. Bonnes aptitudes en gestion et esprit d'équipe. Compétences informatiques : Bonne maîtrise des logiciels MS Office, notamment Word et Outlook. Excellente maîtrise d'Excel. Autre : Bonnes compétences en matière de rédaction de rapports et de contrats. Bonne connaissance des procédures et des directives financières des bailleurs de fonds institutionnels (ECHO, agences des Nations Unies, etc.). Connaissance des acteurs humanitaires. Bonnes compétences en gestion et en pédagogie. Excellentes aptitudes en communication et en diplomatie pour gérer les relations dans des situations potentiellement tendues. Actifs et intérêts : Forte motivation à aider les personnes dans le besoin. Compréhension de la situation politique dans la région. Compétences transversales : Bien organisé. Expérience en résolution de conflits et en diplomatie. Capable d'analyser et de suggérer des améliorations. Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien. Capable d'adapter ou de modifier ses priorités en fonction de l'évolution de la situation au sein d'une mission ou de l'organisation elle-même. Autonome, neutre, travailleur acharné. Capable de gérer le stress et la pression.

POSTE 1 : Responsable des finances, des partenariats et des consortiums – POSTULER

POSTE 2 : Responsable financier – POSTULER

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